Nebenkostenabrechnung mit LibreOffice

Do, 24. März 2022, Birgit Huecking

Wer ein Haus oder eine Wohnung gemietet hat, kennt sie – und fürchtet sie bei ständig steigenden Preisen häufig: die jährlichen Nebenkostenabrechnungen. Aber auch für Vermieter ist das Erstellen dieser Abrechnungen keine reine Freude. Immerhin gilt es, eine Vielzahl gesetzlicher Vorgaben zu beachten.

Bei grösseren Mietobjekten wird die Nebenkostenabrechnung häufig an eine Wohnungsverwaltung delegiert. Aber wie sieht es bei privaten Vermietern aus, die ein einzelnes Mehrfamilienhaus mit einer überschaubaren Anzahl an Wohnungen ihr Eigen nennen? Hier werden die Nebenkostenabrechnungen häufig am heimischen Schreibtisch erledigt.

Auch mein Grossvater hat dies über lange Jahre so gemacht: Die Abrechnung mit Taschenrechner und handschriftlich auf Papier erstellt, anschliessend alles auf der Schreibmaschine getippt und den Mietern ausgehändigt. Er war oft tagelang damit beschäftigt.

Über Monate hinweg hatte er mich immer wieder darauf angesprochen, ob das Ganze nicht am Computer einfacher ginge, und ob ich da nicht was machen könne.

Es war viel Tüftelei, weil ich ja zunächst gar keine Ahnung hatte, wie ich so etwas überhaupt umsetzen sollte. Es war viel Rennerei, weil ich ständig zwischen den Etagen gewechselt bin, um „oben“ bei meinem Grossvater etwas nachzufragen und dann „unten“ weiterzumachen.

Und es war auch viel Lernen dabei, und zum Glück hatte ich Bekannte in einer Wohnungsverwaltung, die mich rechtlich beraten haben.

Und so habe ich vor über dreissig Jahren noch in StarOffice die entsprechenden Dateien angelegt, zwischenzeitlich nach OpenOffice und schliesslich nach LibreOffice migriert. Das Grundkonzept der ersten Dateien ist dabei erhalten geblieben.

Es gibt ein Tabellendokument, in dem die Mieter mit ihren Angaben (Name, Wohnfläche, Miete, „Punkte“ etc) gepflegt werden. Und es gibt ein Textdokument, in dem die eigentliche Nebenkostenabrechnung erfolgt. Hier müssen einzelne Werte jedes Jahr angepasst werden, andere Werte werden im Zuge eines Serienbriefes aus dem Tabellendokument eingefügt und schliesslich gibt es noch eine Menge Formeln, mit deren Hilfe das Ganze berechnet wird.

Die Aufwendungen werden nach unterschiedlichen Verfahren umgelegt. Grundsätzlich kann man sagen: Gebäude- und Grundstückskosten (Grundsteuer, Strassenreinigung, Niederschlagswasser etc) werden auf die Wohnfläche umgerechnet.

Verbrauchsgebühren (Frischwasser, Abwasser, Müllabfuhr) werden üblicherweise nach einem „Punktesystem“ umgelegt. Die Idee dahinter: Je mehr Räume eine Wohnung hat und je mehr Personen darin leben, desto höher ist auch der Anteil an den allgemeinen Verbräuchen. Und dann gibt es noch Posten, die komplett einer Wohnung zugeordnet werden können (z.B. Wartung einer Gas-Etagenheizung) oder durch die reine Anzahl der Wohneinheiten geteilt werden (z.B. Treppenhausreinigung). Die jährlichen Kosten müssen mit der monatlich gezahlten Vorauszahlung verrechnet werden und dienen als Grundlage für die neuen Vorauszahlungen. Dabei sind Mieterwechsel zu berücksichtigen, also muss auch eine anteilige Berechnung möglich sein.

Ich hatte in der GNU/Linux News Show im Februar 2022 von „meinen“ Nebenkostenabrechnungen erzählt und wurde von den anderen gefragt, ob ich diese nicht zur Verfügung stellen könnte. Voilà, hier sind sie.

Ich habe zwei beispielhafte Abrechnungen erstellt:

Im „Haus A“ gibt es 5 Wohnungen mit unterschiedlichen Wohnflächen. Für die Heizung und Warmwasserversorgung gibt es in jeder Wohnung einen Kombi-Geyser. Die Treppenhausreinigung erfolgt durch ein beauftragtes Unternehmen und wird auf alle umgelegt.

Im „Haus B“ sind alle Wohnungen gleich gross, was die Umlage etwas vereinfacht, weil hier statt der Wohnfläche einfach die Anzahl der Wohneinheiten zur Berechnung genommen werden kann. Das Haus verfügt über ein zentrales Heizungssystem, und die Mieter putzen das Treppenhaus nach einem Plan selbst.

Das Ganze ist mit READMEs versehen in einer ZIP-Datei verpackt.

Vielleicht helfen diese Beispielabrechnungen dem einen oder der anderen. Mein Grossvater hatte sich damals sehr darüber gefreut. Die Abrechnungen waren (und sind) in unter einer Stunde erledigt, und er konnte sich wieder auf sein Rad schwingen oder am Rhein spazieren gehen. Definitiv schönere Freizeitbeschäftigungen als das Erstellen von Nebenkostenabrechnungen.