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Manche Artikel schreiben sich von selbst, wenn man schaut, welche Bürothemen für die Community von Interesse sein könnten. Gestern kam eine Kollegin in unsere IT-Abteilung mit der Frage, wie man ein PDF-Formular in Word erstellt. Nach kurzer Internet-Recherche war klar, dass Word das nicht kann. Das wunderte mich, weil Word PDF-Dokumente öffnen und editieren kann; im Gegensatz zu LibreOffice-Writer. Öffnet man dort ein PDF-Dokument, erhält man eine Draw-Datei, in der alle Elemente als separate Objekte erscheinen, doch das ist eine andere Geschichte.
Um mit LibreOffice ein Formular zu erstellen, öffnet ihr die Anwendung und erstellt darin aus dem Datei-Menü ein neues XML-Formulardokument:
Dabei handelt es sich um ein normales LibreOffice-Writer Dokument, in dem zusätzlich die Symbolleiste für die Formularerstellung eingeblendet ist:
Diese Symbolleiste seht ihr im letzten Screenshot als Zweite auf der linken Seite. Dort findet ihr die üblichen Formular-Elemente: Textfeld, Checkbox, Radio-Buttom, usw. In das Dokument könnt ihr ganz normalen Text hineinschreiben, wie bei einem Writer-Dokument, was es ja ist. Den Text könnt ihr mit den Formular-Elementen ergänzen. Dabei ist die Positionierung etwas frickelig. Um die Elemente genau zu positionieren, hilft es, im Kontextmenü des Elements auf Position und Grösse zu klicken. Dort könnt ihr einige Einstellungen vornehmen, die die Ausrichtung erleichtern:
Vermutlich kann man sich dabei die Arbeit mit dem Einblenden von Rastern und Haften am Raster vereinfachen; das habe ich bisher nicht ausprobiert. Menü: Ansicht → Raster und Hilfslinien.
Wichtig sind auch die Optionen der Formular-Elemente. Diese erreicht man über einen Rechtsklick auf das Element und die Auswahl des Menüpunktes: Steuerelement-Eigenschaften. Dort lassen sich viele Details des Elements einstellen, unter anderem die Schrift, den Default-Wert, die Position und vieles mehr.
Nachdem ihr mit dem Formular zufrieden seid, könnt ihr es mit einem Klick auf die PDF-Schaltfläche exportieren. Mein Beispiel sieht als PDF so aus:
Fazit
Ja, man kann mit LibreOffice PDF-Formulare erstellen, aber: Die Positionierung ist nicht einfach. Die Formatierung der Formular-Elemente führt in der PDF-Datei zu unterschiedlichen Ergebnissen. In Evince (dem PDF-Betrachter von GNOME) kann man die Textfelder ausfüllen; die Radio-Buttons kann man nicht auswählen. In Firefox lassen sich alle Formular-Elemente bedienen, allerdings wird die Formatierung nicht korrekt umgesetzt. Das seht ihr im letzten Screenshot an der falschen Schriftgrösse; Label und Text sind gleich gross formatiert, werden aber unterschiedlich gross angezeigt.
Ihr wisst bereits aus diesem Artikel, dass ich PDF für ein Format aus der Hölle halte. Das bestätigt sich nun erneut. Wer ein Formular als PDF erstellen möchte, frönt der falsch verstandenen Digitalisierung. Wie sieht der Prozess in diesem Fall aus:
- Erstellen des Formulars in LibreOffice.
- Konvertieren in ein PDF-Dokument.
- Versenden des PDFs an die Empfänger per E-Mail.
- Die Empfänger haben unterschiedliche PDF-Viewer; manche können das Formular nicht ausfüllen.
- Manche schicken das ausgefüllte Formular per E-Mail zurück; andere nicht.
Das ist Steampunk-Digitalisierung, wie man sie nicht machen sollte. Bei Gelegenheit schreibe ich einen Artikel darüber, wie man es besser macht.
Wie geht ihr mit PDF-Formularen um? Schreibt es in die Kommentare.
XML selbst ist schon recht komplex und wird leider deshalb überall etwas anders umgesetzt https://de.wikipedia.org/wiki/Extensible_Markup_Language
Insbesondere aber mit der OOXML hat Microsoft damals ein richtig dickes Ei gelegt ... Die Spezifikation enhält mehr als 6000 Seiten !! https://de.wikipedia.org/wiki/Office_Open_XML#Kritik
Die Umwandlung von XML zu PDF erfordert wohl mindestens zwei Schritte: https://de.wikipedia.org/wiki/Portable_Document_Format#XML
Es wäre interessant herauszufinden, ob das möglicherweise nur spezifisch an LibreOffice liegt und deine XML-Formulardatei mit einem freien online XML-2-PDF-Konverter andere, eventuell viel bessere, Ergebnisse liefert: https://www.freeconvert.com/xml-to-pdf ... https://www.coolutils.com/online/XML-to-PDF ... https://pdfcandy.com/xml-to-pdf.html ... Vielleicht solltest Du das mal austesten und dann ggf. an LibreOffice rückmelden?
Danke für den Artikel, denn den allerersten Schritt, hatte ich selbst noch nicht gerafft. Das Ausrichten sehe ich nicht so als das Problem, auch wenn ich bestätigen kann, dass es komfortabler sein könnte. Allerdings bin ich z. B. schon sehr lange Anwender von LLO Draw und bin es daraus gewohnt, wie ich Objekte platziere etc.
Das Thema mit PDF teile ich so nicht komplett. Ja, es gibt diverse Kompatibilitätsprobleme, aber die würde ich nicht primär dem Format PDF zuschreiben. Es ist leider oft ein Anwenderthema, sprich ein Mix aus Ahnunngslosigkeit im Umgang und ggf. das zusammen mit Beschränkungen der IT, wenn es z. B. Dienstgeräte/Dienstsoftware ist.
Finde ich gut, dass Du Arch als liebste Distribution ausgewählt hast.
Word 2016 Formularerstellung muss aktiviert werden. Menüpunkt Start ganz rechts ist viel Graufläche auf dieser einen Rechtsklick machen und im Kontextmenü Menüband Anpassen... auswählen. Dann öffnet sich das Word-Optionen Dialog-Fenster, dort gibt es zwei große Listfenster. Für unser vorhaben ist das rechte Wichtig. Dort Sucht man den Eintrag Entwicklertools und setzt einen hacken davor, der Fehlt im Standard Modus von Word. Ein Mausklick auf den Button OK, dann gibt es einen neuen Menüeintrag Entwicklertools, dann auf Entwurfmodus geklickt und schon kann man anfangen sein Formular Dokument zu erstellen. Icon-View-List bzw Icon-Leiste für Steuerelemente sind alle gängigen Elemente zu finden. Für das Drop-Down-Menü-Element muss man oben in der Icon-Leiste auf Eigenschaften klicken und dann im neuen Dialog ganz unten die Drop-Down-Werte hinzufügen. Sofern man fertig ist, deaktiviert man den Entwurfsmodus und speichert das Word-Dokument und kann dieses auch nach PDF-Exportieren. Bevor der Button Veröffentlichen gedrückt wird, muss noch den den Optionbutten geklickt und einen Hacken bei PDF/A-Kompatibel gesetzt werden.
PDF-XChange erkennt es zwar und läst die Bearbeitung aktivieren, aber die Formularfelder sind nicht Editierbar. Somit wäre es besser nutzbar, wenn man das Word Dokument sichert per Password und nur die Formularfelder Editerbar lässt und alles andere schreibgeschützt. Drucken muss natürlich auch Freigegeben werden, ansonsten könnte man das Ausgefüllte Formular nicht drucken bzw export als PDF.
Vielleicht ist es in der Word Version 2021 schon besser geworden, aber dies soll ja kein Tutorial werden für Microsoft Produkte, außerdem ist mein Computerführerschein von Office-Produkten schon abgelaufen seit 2010.
P.S.: Kleiner Tip manche Elemente können per Eigenschaften deaktiviert werden.
Da liegt doch gar nicht das Problem. Das Problem liegt wo anders. Man muss für Unterschriften immer noch den Krempel ausdrucken und Unterschreiben und per Post zurückschicken. Jetzt hab ich die Behörden wenigstens so weit, dass ich nur den Zettel der zu Unterschreiben ist zurückschicken muss. Deren PDFs mit dem Firefox ausfüllen wird wenigstens akzeptiert. Und dann per E-Mail zurück senden.
Warum soll ich selber Formulare erstellen. Die bekommt man doch nur. (Privatperson)
Der neuste Gag ist das man noch nicht mal mehr die Sachen per Mail verschicken dürfe, weil angeblich nicht DSVGO Konform. So ein totaler Blödsinn. So kann man eher Digitalisierung vergessen, wenn man am Analogen festklebt wie Kaugummi am Schuh.... dann kann man es auch lassen!
Oder andre wollen, dass man nur so unsichere Apps am Handy nutzt. Wie z.B. die GEZ. Ich will aber kein Touch Ding daheim nutzen. Das nutze ich nur Unterwegs als Notlösung. Ansonsten sitze ich vor einem Linux Mint Rechner.
Oder man bekommt die Unterlagen noch per Post zugesandt, obwohl eine E-Mail Adresse bekannt ist. Was soll der Blödsinn? Dann brauchst du wieder einen Scanner. Warum bekommt man nicht die Dokumente gleich Digital per E-Mail fragt man sich da?
Zu Corona Zeiten lief es sogar noch etwas besser. Das PDF Feature kam für den Firefox zu spät. Das hätte viel früher umgesetzt werden müssen. Das wäre was gewesen!
So sieht die digitale Realität aus.
es sollte auch möglich sein, das pdf mit einer digitalen unterschrift zu versehen. in österreich klappt das mit eid bzw. früher handysignatur.
an Mancus Nemo. Wieso unterschreiben. Bei PDF's öffne ich diese mit Libreoffice und füge mein vorbereitetes Bild mit Unterschrift ein (so das die '"wichtige" Linie für die Unterschrift nicht überdeckt wird), exportiere das als PDF und schicke es per Mail zurück. Funktioniert prima und meine Empfänger akzeptierten bisher das alles. Selbst eine Bank.
So mach ich es auch seit Jahren ohne Probleme.
ein PNG mit transparentem Hintergrund wirkt auf der "wichtigen" Linie noch realistischer.
Oh ja, bitte bei Gelegenheit den Artikel, wie man es besser macht... Hintergrund: Arztpraxis, ich versuche, meine Abläufe möglichst zu digitalisieren. Personalienbogen, Anamnesebogen, Datenschutzerklärung - im Moment auf Papier, dann eingescannt und in den Schredder. Ich habe immer noch keine bessere und datenschutzkonforme Lösung gefunden - und dieser Mist frisst fast die Hälfte meines gesamten Papierverbrauchs...