Freie Software und Schule: Aufräumen in den Ferien

Backup erstellen

Dieses Backup sollte auf einer externen Festplatte oder USB-Stick erstellt werden. Hierbei gibt es auch direkt verschlüsselte USB-Sticks, die aber sehr teuer sind. Meist reicht es, personenbezogene Daten in einem VeraCrypt-, CryFS-Container oder ähnlichem zu verschlüsseln. Jeder darf für sich entscheiden, ob die Arbeitsblätter, Grafiken und Texte von so sensibler Natur sind, dass auch diese nicht "offen" auf einer Festplatte liegen dürfen.

Als Werkzeuge für Backups gibt es mehrere Wege. Hier mal drei genannt - es gibt noch wesentlich mehr:

1. Direktes Kopieren der gesamten schulbezogenen Dateien. Dies kann bei Bedarf vorher in einem 7z- oder .tar.gz-Archiv komprimiert werden.
2. "Update" eines existierenden Backups mittels rsync bzw. grafische mittels Grsync.
3. Inkrementelles Backup über Borg bzw. grafisch PikaBackup.

Hinweise:

1. Ein Cloud-Speicher ist kein Backup.
2. Siehe 3-2-1-Regel.

Bild 1: Bildschirmfoto des Programms Grsync.

Schuljahr archivieren

Alle Informationen, die nur für das vergangene Schuljahr von Bedeutung sind:

• Noten
• Konferenz-Notizen
• Prüfungsaufgaben (-> Verschieben ins neue Schuljahr, wenn noch verwendbar oder zu Übungen)
• Klassenlisten
• Geschriebene Klassenarbeiten (Scans)

Diese müssen verschlüsselt gespeichert werden. Siehe dazu die Video-Reihe von mir. Im besten Fall hat man diese Daten sowieso gesammelt in einem Schuljahres-Ordner wie Schuljahr_2024-2025, sodass man eigentlich garnichts tun muss, da man ja schon ein Backup hat. Unter Umständen ist es angenehm, diesen Ordner nicht nur zu sichern, sondern von der aktuellen Platte auf ein externes Speichermedium und damit aus dem Blick zu verschieben.

Alte "Schuljahre" löschen

Je nach Regelung bei euch im (Bundes-)Land müsst ihr personenbezogene Daten wie bspw. Noten von Schüler:innen nach einer bestimmten Zeit löschen. Wenn ihr wie im Abschnitt vorher die Daten nach Schuljahren geordnet habt, dann ist das ganz einfach und das entsprechende Schuljahr landet im Datenschredder (siehe auch shred). Aber Achtung:

Aufgrund der Technik von SSDs sind absolute Löschungen schwierig. shred überschreibt dabei die Daten mehrfach, sodass die Wahrscheinlichkeit steigt, dass nur Datenmüll übrig bleibt. Hier haben HDDs in gewisser Weise einen Vorteil.

Aber die Daten sind dann eben auch weg!

Ordnerstruktur überarbeiten bzw. für das nächste Schuljahr anlegen

Dazu gehören meiner Erfahrung nach:

• Neuer Schuljahres-Ordner Schuljahr_2025-2026.
• Ordner für die neuen Klassen unterhalb von Schuljahr_2025-2026 - sobald man diese weiß.
• Passen die existierenden Fach-Ordner noch so? Muss ich sie umbenennen oder umsortieren?
• Eyecandy: Ordner nach Fach und Stufe einfärben, sodass man sie leichter findet.

Bild 2: Ausschnitt einer Ordnerstruktur bei mir, die einer Überarbeitung bedarf.

Programme und Dienste prüfen

Über das Jahr hinweg installiert man doch einiges an Programmen und meldet sich bei Diensten an. Manche, um mit Kolleg:innen zusammen arbeiten zu können, manche testweise, manche fälschlicherweise - und bei manchen stellt sich heraus, dass man diese garnicht benutzen darf. Die Sommerferien sind prädestiniert dafür, sich von solchen Altlasten zu trennen oder durch neue Programme und Dienste zu ersetzen. Sucht nach diesen Programmen einfach im Startmenü oder der Anwendungsübersicht und nach Diensten im Passwort-Manager.

Bitte achtet darauf, dass ihr nichts löscht, was ihr für das Öffnen eurer Dateien braucht!

Interessant ist es natürlich auch, in den Ferien neue Programme und Dienste auszuprobieren und auf ihre Eignung zu testen. Hier mal eine Auswahl an Programmen, die ich für Unterricht und Unterrichtsvorbereitung etc. nutze (alphabetisch sortiert; kein Anspruch auf Vollständigkeit):

ChemCanvas, Cuttlefish Icon Explorer (aus dem KDE Dev-Paket), Inkscape, Kalzium, Kdenlive, LibreOffice, LibreWolf, PDF Arranger, SiriKali, Xournal++ und natürlich meine eigene Notenverwaltung Discitat (Name ändert sich noch).

Neue Noten-Dateien anlegen

Für mich bedeutet das, eine neue Datenbank für mein Notenprogramm anzulegen. Wer seine Noten in LibreOffice Calc oder OnlyOffice pflegt, erstellt dafür eine neue Datei bzw. neue Dateien - sobald man die Klassenlisten hat. Hierbei lohnt es sich auch, die Formeln und Formattierung zu prüfen!

Fazit

Die Ferien eignen sich gut, um in Ruhe das alte Jahr zu prüfen, das neue vorzubereiten und sich damit einen entspannten Start zu ermöglichen - okay, seien wir ehrlich, entspannt wird er nicht, aber vielleicht entspannter!

Was macht ihr an digitalem Aufräumen in den Ferien? Welcher Werkzeuge benutzt ihr dafür? Teilt es gerne in den Kommentaren.

Link-Sammlung:

• Rsync: https://rsync.samba.org/
• Grsync: https://www.opbyte.it/grsync/
• Borg Backup: https://www.borgbackup.org/
• PikaBackup: https://flathub.org/apps/org.gnome.World.PikaBackup
• Erklärung der 3-2-1-Regel: https://it-service.network/blog/2021/09/13/3-2-1-regel/
• Video-Reihe zu verschiedenen Verschlüsselungsprogrammen (PeerTube): https://video-cave-v2.de/w/p/tQgAVtub3YfwXNKA8FrVpZ
• File Shredder: https://flathub.org/apps/com.github.ADBeveridge.Raider
• shred-Befehl: https://www.freecodecamp.org/news/securely-erasing-a-disk-and-file-using-linux-command-shred/
• "Unter Eid: Microsoft kann Schutz vor Cloud Act nicht garantieren": https://www.itmagazine.ch/artikel/85137/Unter_Eid_Microsoft_kann_Schutz_vor_Cloud_Act_nicht_garantieren.html

Quelle des Titelbildes: Selbst erstellt mit Inkscape und dem Tela Icon Theme.