Arbeiten mit PDF-Dokumenten

Täglich benutzt man sehr häufig PDF Dokumente. Diese liest man nicht nur, sondern will sie auch generieren, editieren, umformatieren, kommentieren oder ausfüllen. Lesezeit: 9 Minuten

Di, 15. November 2022, Ulf Bartholomäus

Täglich benutzt man sehr häufig PDF Dokumente (Portable Document Format). Diese generiert man nicht nur, sondern will später verteilen, lesen, editieren, umformatieren, kommentieren, signieren oder gar Formulare z.B. von Behörden ausfüllen. Dabei gibt es in den meisten Distributionen je nach Desktop verschieden Programme, die mehr oder weniger die eigentlichen Bedürfnisse erfüllen. Am Beispiel des KDE/Plasma PDF Betrachters Okular, den ich für den aktuell leistungsfähigsten halte, möchte ich ein paar nicht immer bekannte Möglichkeiten aufzeigen.

PDF lesen, Lesezeichen erstellen und kommentieren

PDF lesen ist sicherlich nach dem Lesen von Chats, Social Media und Internetseiten einer der häufigsten Aufgaben, die man auf dem Smartphone und PC macht. Muss man viele Dokumente lesen, möchte man diese in der Regel auch wiederfinden. Hier hilft es, diese auch sinnvoll zu organisieren. Das geht zum einen mit speziellen Programmen oder mit einer sinnvollen Ordnerstruktur und Dateinamen auf dem Laufwerk. Kleiner Tipp: Vermeidet Leer- und Sonderzeichen und ersetzt sie durch Unterstrich "_" oder Bindestrich "-". Auch Datum und Uhrzeit sollten so angelegt werden, dass man gut nach dem Alter sortieren kann, in dem man nur alphabetisch sortiert. Also z.B. 2022-06-10_10-10 für den 10. Juni 2022 um 10:10 Uhr. Alternativ kann man insbesondere für PDF auch die eBook Management Software Calibre verwenden.

Beim Lesen von Dokumenten hat man öfter das Bedürfnis, bestimmte Stellen zu kennzeichnen, um sie wiederzufinden. Dazu bietet Okular die Möglichkeit Lesezeichen zu erstellen wie in einem richtigen Buch. Öffnet man später Okular, werden diese nach Dokument gegliedert angezeigt und man kann einfach dort Hinspringen. Zum Anlegen eines Lesezeichens klickt man z.B. in Okular mit der rechten Maustaste in den Text und wählt Lesezeichen erstellen. Anschliessend sollte man links in der Übersicht den Text so modifizieren, dass man sie auch wiederfinden kann.

Ab und an möchte man auch besonders wichtige Stellen markieren oder gar Kommentieren (also Text oder Notizen einfügen). Hier bietet Okular ebenfalls weitreichende Möglichkeiten, sofern man unter "Extras" - "Anmerkungen" bzw. alternativ "Einstellungen" - "Angezeigte Werkzeugleisten" - "Schnell-Anmerkungs-Werkzeugleiste" einschaltet, um Markierungen und Kommentierungen einzufügen. Wichtig dabei ist, dass man diese Kommentare mit dem PDF speichert, damit man sie später wieder sehen kann.

Tipp: Links im Okular befindet sich die sogenannte "Seitenleiste", die man unter "Einstellungen" ein und ausschalten kann. Ich habe sie wie im Bild oben immer eingeschaltet. Ganz links befindet sich der Reiter mit der grafischen Übersicht, rechts davon die Übersicht der Anmerkungen, der dritte Reiter ist für die Lesezeichen und der vierte Reiter für das Inhaltsverzeichnis reserviert, sofern dieses beim Erzeugen des Dokumentes angelegt wurde. In allen 4 Reitern könnt ihr nach entsprechenden Inhalten suchen (Feld unter dem Reiter Titel).

PDF Import und Export

Okular bietet die Möglichkeit nicht nur Dokumente PostScript (PS) Format zu lesen, sondern kann sie auch importieren und in PDF umwandeln lassen ("Datei" - "PostScript als PDF importieren ..."). Auch Export von Dokumenten in einfachen Text wird unterstützt. Wird ein eBook-Format verwendet, werden teilweise noch weitere Exportmöglichkeiten wie PDF, OpenDocument, Text und HTML unterstützt.

Daneben gibt es noch die Möglichkeit unter "Extras" entweder eine "Bereichsauswahl" (als Bild), "Textauswahl" (als Text) und sogar via "Tabellenauswahl" (als Tabelle) zu markieren und entweder in die Zwischenablage zu kopieren oder direkt abzuspeichern. Zwar benötigt das Speichern von komplexen Tabellen etwas Übung, gelingt dann aber recht gut.

PDF Formulare ausfüllen

Immer wieder heisst es, dass das Ausfüllen von Formularen unter Linux nicht zuverlässig funktionieren würde. Dem kann ich nicht zustimmen, da ich sowohl mit Acrobat Reader unter Windows als auch mit Okular Formulare ausfülle und das schon seit Jahren. Wichtig ist nur beim Öffnen die Nachfrage "Dieses Dokument enthält Formulare. Klicken Sie auf diesen Knopf, um sie zu verwenden, oder rufen Sie den Menüeintrag „Formulare anzeigen“ aus dem Menü „Ansicht“ auf" den Knopf "Formulare anzeigen" zu betätigen (siehe auch Abbildung oben). Erst dann kann man das Formular bearbeiten. Den Dialog kann man dann wieder schliessen.

Alternativ kann man PDFs teilweise auch mit LibreOffice und anderen Programmen laden und bearbeiten. Falls ein Passwort für die Verarbeitung vergeben wurde, wird man danach gefragt. Funktioniert es nicht wie gewünscht, kann man versuchen, die Beachtung des DRM Schutzes zu ignorieren (z.B. im Okular je nach Herkunft, in den Einstellungen verfügbar). Es gibt je nach Programm und Herkunft auch Programme/Programmvarianten, die es komplett ignorieren. Damit kann man dann Text sozusagen "über" das PDF schreiben und es dann wieder als PDF exportieren. Dieses wird dann nach aussen die gleiche Wirkung haben, wie ein ausgefülltes Formular.

Erweiterte Möglichkeiten

Als einer der wenigen PDF-Betrachter, sind die aktuellen Versionen von Okular in der Lage, PDF Dokumente zu signieren, und damit die Herkunft bzw. die Originaltreue eindeutig zu belegen. Dies ist insbesondere bei Dokumenten erforderlich, die später rechtsgültig sein müssen. Also z.B. Zertifikate, Verträge und einiges mehr. Eine Signatur kann man mit einer eindeutigen Unterschrift vergleichen. Dabei wird eine möglichst eindeutige Prüfsumme über das Dokument generiert und mit dem privaten Schlüssel versehen. Nun kann man mit dem idealerweise zentral verfügbaren oder verteilten öffentlichen Schlüssel entschlüsseln und mit der erneut erstellten Prüfsumme vergleichen. Stimmen beide überein, stammt das Dokument tatsächlich vom Eigentümer des privaten Schlüssels.

Tipps für die PDF-Erstellung

Möchte man PDF Dokumente erstellen, führen viele Wege nach Rom. Will heissen, es gibt sehr viele Programme, die PDFs direkt exportieren können. Auch gibt es die Möglichkeit einfach in ein PDF Dokument zu drucken (bei Linux im Druckdialog einfach in Datei speichern - diese wird automatisch im PDF Format gespeichert).

Besonders für Anwender von Officeprogrammen wie LibreOffice, ist es empfehlenswert, Überschriften einzufügen und beim Exportieren darauf zu achten, dass "Gliederung exportieren" aktiviert wird. Damit wird dann im PDF Betrachter ein Inhaltsverzeichnis erstellt, durch das man navigieren kann. Erstellt man am Anfang des Textes ein Inhaltsverzeichnis, werden dort auch die Einträge als anklickbar mit exportiert und erlauben eine schnelle Navigation im Dokument.

Mein persönlicher Tipp, wenn das PDF besonders gut werden soll (z.B. bei Thesis, Diplom- oder Doktorarbeiten) empfiehlt es sich, das Dokument mit TEX zu erstellen. Ich habe noch keine PDF-Dokumente von anderen Programmen gesehen, die diese Qualität nur annähernd erreichen.

PDF Bearbeitung

Muss man PDF Dateien bearbeiten, gibt es ebenfalls viele verschiedene Möglichkeiten. Eine davon ist es, die PDF-Datei in LibreOffice zu importieren und dort zu bearbeiten. Dieses sollte vielen, die schon mit einem Officeprogramm gearbeitet haben, vor kein grösseres Problem stellen. Das ist auch der Trick, wenn man ein PDF-Formular nicht richtig bearbeiten kann. Dann bearbeitet man es in LibreOffice und exportiert es wieder als PDF (bitte das Ergebnis noch mal kontrollieren, bevor man es weiter gibt).

Möchte man z.B. eingescannte Vorlagen umsortieren, Seiten einfügen oder entfernen, kann ich nur das PDF-Toolkit empfehlen. Es wird zwar in der Textkonsole bedient, aber es bearbeitet die Dokumente verlustfrei und ohne dass die Datei dabei unnötig grösser wird. Im Internet finden sich zahlreiche Seiten, die einem die entsprechende Syntax frei Haus liefern (siehe auch Artikel hier).

Möchte man Dokumente einfach in PDF umwandeln, hat sich ImageMagick convert als leistungsstarkes Werkzeug erwiesen. Auch dieses wird über die Textkonsole bedient, aber ist im Standardfall ganz einfach zu bedienen. So kann man eine JPG-Datei einfach in eine PDF-Datei mit diesem Befehl umwandeln: convert MeinBild.jpg MeinBild.pdf