Diagramme mit KI und PlantUML erstellen

Mit dem Titel können die Wenigsten etwas anfangen; mir fiel kein Besserer ein. Zurzeit schreibe ich an unserer IT-Strategie für die nächsten Jahre. Dabei geht es auch um die Entwicklung der Aufbau- und Ablauf-Organisation. Wenn man dazu etwas sagen möchte, ist es hilfreich, die Worte durch Diagramme zu unterstützen. Ihr wisst es:

Ein Diagramm sagt mehr als tausend Worte.

Ich bin ein Freund von codebasierten Diagrammen. Diese haben den Vorteil, dass sie versionier- und vergleichbar sind. Ausserdem hat man weniger Arbeit bei nachträglichen Änderungen und man verschwendet keine Zeit mit Design-Orgien. Bevor ich darauf eingehe, möchte ich die KI als Ausgangspunkt ins Licht rücken.

Obwohl ich KI eher kritisch gegenüberstehe, gibt es viele sinnvolle Anwendungsfälle. Ein Beispiel sind Muster für die Aufbau- und Ablauf-Organisation. Wer darüber schreibt, sollte sich selbstverständlich im Klaren sein, wie das in der eigenen Firma aussieht. Dennoch kann es hilfreich sein, eine Blaupause zu generieren. Und wenn es nur darum geht, keine wesentlichen Teile zu vergessen.

Ich weiss nicht, welche Gehirnhälfte bei euch besser entwickelt ist. Falls es die Linke ist, fällt euch die Struktur (Aufbauorganisation) leichter. Wenn es die Rechte ist, habt ihr es leichter bei den Prozessen (Ablauforganisation). Bei mir ist das linke Gehirn definitiv stärker. Wie dem auch sei, KI kann euch zu Hilfe kommen.

Hemisphärenmodell

Aufbauorganisation

Um eine allgemeine Grundlage für eine bestimmte Aufbauorganisation zu erhalten, können wir eine KI fragen:

Perplexity: "Wie sieht die typische Aufbauorganisation einer gemeinnützigen Organisation aus?"

Die typische Aufbauorganisation einer gemeinnützigen Organisation weist folgende Merkmale auf:
An der Spitze steht in der Regel ein unabhängiger Beirat oder Vorstand, der für die Festlegung von Richtlinien und wichtige Entscheidungen verantwortlich ist. Darunter befindet sich üblicherweise ein Geschäftsführer, der die Mitarbeiter und Freiwilligen betreut. Die Organisation ist in verschiedene Abteilungen und Funktionen unterteilt, die jeweils von einem Direktor geleitet werden. Die typischen Abteilungen umfassen:

• Finanzen
• Kommunikation
• Programmentwicklung
• Fundraising
• Personalwesen

Perplexity: "Erzeuge daraus einen Projektstrukturplan im PlantUML-Format."

Gerne erstelle ich für Sie einen Projektstrukturplan im PlantUML-Format, der die typische Aufbauorganisation einer gemeinnützigen Organisation darstellt. Hier ist der Code:

@startwbs
* Vorstand / Beirat
** Finanzen
*** Buchhaltung
*** Controlling
** Kommunikation
*** Öffentlichkeitsarbeit
*** Social Media
** Programmentwicklung
*** Projektmanagement
*** Qualitätssicherung
** Fundraising
*** Spendenwerbung
*** Fördermittelakquise
** Personalwesen
*** Mitarbeiterverwaltung
*** Freiwilligenkoordination
** Operative Ebene
*** Festangestellte Mitarbeiter
*** Freiwillige
@endwbs

Aus dieser Vorlage kann man mit PlantText ein Organigramm erzeugen lassen:

Ablauforganisation

Als Beispiel für einen Prozess innerhalb der Ablauforganisation wähle ich das Onboarding neuer Mitarbeitenden. Auch hier befrage ich die KI:

Perplexity: "Wie sieht der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende in einer gemeinnützigen Organisation aus?"

Der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende in einer gemeinnützigen Organisation umfasst mehrere wichtige Schritte, die darauf abzielen, die neuen Teammitglieder effektiv zu integrieren und auf ihre Aufgaben vorzubereiten.

• Vorbereitung
  • Arbeitsplatz einrichten (Schreibtisch, PC, Telefon, E-Mail-Adresse, Systemzugänge)
  • Informationen über das Unternehmen zusammenstellen (Firmenbroschüre, Arbeitsbereich, Weiterbildungsmöglichkeiten)
  • Ein "Starterpaket" mit wichtigen Unterlagen und Informationen vorbereiten
• Erster Arbeitstag
  • Begrüßung und Vorstellung des Teams
  • Rundgang durch die Büroräume
  • Übergabe des Starterpakets und Erklärung wichtiger Dokumente
  • Gemeinsames Mittagessen mit dem Team organisieren
• Einarbeitung und Integration
  • und so weiter

Perplexity: "Erzeuge daraus ein Activity-Diagramm im PlantUML-Format."

@startuml
|Vorbereitung|
start
:Arbeitsplatz einrichten;
:Informationen zusammenstellen;
:Starterpaket vorbereiten;

|Erster Arbeitstag|
:Begrüßung und Vorstellung;
:Rundgang durch Büroräume;
:Übergabe Starterpaket;
:Gemeinsames Mittagessen;

|Einarbeitung und Integration|
fork
  |Fachliches Onboarding|
  :Aufgaben definieren;
  :Einarbeitungsplan erstellen;
  :Schulungen durchführen;
fork again
  |Soziales Onboarding|
  :Mentor zuweisen;
  :Teamaktivitäten organisieren;
  :Offene Kommunikation fördern;
fork again
  |Kulturelles Onboarding|
  :Unternehmenswerte vermitteln;
  :In Mission einbinden;
end fork

|Nachbetreuung und Feedback|
:Regelmäßige Feedbackgespräche;
:Integrationsphase begleiten;
:Fortbildungsangebote unterbreiten;

|Besonderheiten für gemeinnützige Organisationen|
:Mission und Impact vermitteln;
:In spezifische Projekte einbinden;
:Bedeutung von Engagement betonen;

stop
@enduml

Aus dieser Vorlage kann mit PlantText ein Activity-Diagramm erstellt werden:

Diese SVG-Grafik könnt ihr in einem eigenen Tab öffnen und skalieren.

Nun ja, bei den Swimlane-Titeln gibt es ein paar Probleme, aber das Ergebnis ist gut genug.

Fazit

Die Kombination von KI Chatbots und der deskriptiven Grafik-Generierung spart einem viel Zeit. Diese Zeit kann man einsetzen, um die Vorlagen an die eigenen Gegebenheiten anzupassen. Eine Nachbearbeitung ist auf jeden Fall notwendig, weil es sich nur um Beispiele handelt und man Halluzinationen nie ausschliessen kann. Ich sehe zwei Vorteile:

1. Die KI liefert eine Grundidee.
2. Die deskriptive Grafik erlaubt eine einfache Anpassung, ohne Zeit mit unnötigem Gemale zu verschwenden.

Titelbild: https://pixabay.com/photos/sitemap-pedigree-website-hierarchy-2488235/Quellen:

https://pixabay.com/illustrations/brain-left-logic-language-science-5662029/

https://de.wikipedia.org/wiki/Hemisph%C3%A4renmodell

https://www.planttext.com/

https://plantuml.com/de/

https://www.perplexity.ai/