Dokumente gemeinsam bearbeiten mit Nextcloud-Text

Eigentlich ist es eine feine Sache, wenn man gleichzeitig mit mehreren Leuten an einem Dokument arbeiten kann. Die "Namensfähnchen" schwirren während der Eingaben hin und her und man erspart sich den Down- und Upload, wenn man einen Text nachträglich bearbeitet. Collabora ist hier mit seinem großen Online-Office-Paket zwar sehr mächtig, aber in vielen Fällen reicht auch eine Nummer kleiner, wenn es hauptsächlich um die Bearbeitung von Text geht. Dies kann man mit einer Funktion von Nextcloud erledigen, die praktisch bei allen Installationen vorhanden ist und keine zusätzlichen Kosten verursacht: Nextcloud-Text.

Mit und ohne Markdown

Die bekannten "Fähnchen" sieht man bei der gleichzeitigen Bearbeitung.

Die Stärke von Nextcloud-Text liegt im Unterschied zu Collabora nicht so sehr in der Bearbeitung "druckreif" formatierter Dokumente. Dafür kann aber ausgesprochen flott an Entwürfen, Listen, Tabellen usw. gearbeitet werden. Das Prinzip ist ähnlich wie bei Etherpads, bietet aber noch eine Reihe zusätzlicher Möglichkeiten (z. B. die Einbindung von Dateien). Wenn das noch nicht genügt: Es entsteht eine Markdown-Datei, die man in verschiedene Formate zur Weiterbearbeitung konvertieren kann.

Hier wurde die Nextcloud-Markdown-Datei in Collabora Desktop geöffnet.

Das Gute ist: Wer Markdown gewohnt ist, kann diese Auszeichnungssprache nutzen. Wer damit nicht vertraut ist, wird mit der Buttonbar wenig Probleme haben, in gewohnter Weise Text einzugeben oder zu ändern.

Mit der Buttonbar sind Texte leicht zu bearbeiten.

Erleichterungen bei umfangreicheren Texten

Für umfangreichere Entwürfe gibt es eine Reihe zusätzlicher Erleichterungen zur Bearbeitungen. So können etwa durch das Einblenden kleiner "Anfasser" Blöcke und Abschnitte bequem verschoben werden:

Leichtes Verschieben durch kleine "Anfasser".

Aus Überschriften und Unterüberschriften entsteht eine Gliederung, die man auf Wunsch einblenden kann. Gleichzeitig kann sie nur Navigation dienen: Klickt man darin einen Punkt an, so springt der Text an die entsprechende Stelle. Der entsprechende Menüpunkt ist etwas versteckt unter dem Überschriften-Button zu finden:

Eine Gliederung hilft bei der Navigation.

Funktionen für Fortgeschrittene

Sofern die Mitschreibenden mit einer Nextcloud vertraut sind, können zusätzliche Funktionen genutzt werden. Durch das Pluszeichen am Rand eines Abschnitts oder das Einfügen eines Schrägstrichs ("/") kann man eine Reihe zusätzlicher Optionen auswählen, etwa auf ein vorhandenes Dokument (z. B. Karte "Frühstücksservice") verweisen.

Rasche Auswahl via Filepicker.

Je nach Nextcloud-Installation lässt sich damit auch unkompliziert Kartenmaterial einbinden - ideal für Anfahrtsskizzen.

Karten lassen sich im Text einbinden.

Links werden mit einer kleinen Vorschau abgebildet. Erweiterungen wie etwa das Nextcloud-Umfragemodul können auch direkt über den Picker ausgewählt werden.

Verlinkung zu einer Nextcloud-Umfrage (Poll-App).

Sofern für die Beteiligten eigene Nextcloud-Konten eingerichtet wurden, kann man deren Namen mit einem "@"-Zeichen an die entsprechenden Stellen einfügen. Damit erhält der Markierte eine Nachricht - ideal für Todo-Vergaben.

Mitschreibende markieren.

Das Hochladen von Dateien ist hingegen für alle möglich. Im Beispiel wurde die Frühstückskarte als PDF-Datei eingefügt:

Der Upload von Dateien ist einfach.

Freigabe für alle

Ein simpler Nextcloud-Link, den man via Mail oder Messenger versendet, genügt schon, um die Mitarbeit zu ermöglichen. Der Empfänger/die Empfängerin benötigt kein eigenes Nextcloud-Konto. Die Einstellungen kann man so vornehmen, wie man das auch von anderen Dateifreigaben kennt. Rechte Sidebar aufrufen und den Freigabelink erzeugen:

Freigabelink mit Optionen.

Ist der Empfänger nicht mit den Bearbeitungsmöglichkeiten vertraut, so genügt es vielleicht schon, die Datei "zur Ansicht" freizugeben. Ansonsten ermöglicht man die Bearbeitung. Passwort und Ablaufdatum können gesetzt werden, wenn vertrauliche Daten wie etwa Telefonnummern enthalten sind. Man kann auch mehrere Freigabelinks mit unterschiedlichen Optionen für das gleiche Dokument erzeugen (1). Etwa einen für die "nur-Ansicht"-Option, den etwa die Großeltern erhalten. Und einen anderen mit Bearbeitungsmöglichkeiten für die pfiffige Nicht, die den Schwerpunkt MINT in der Schule belegt. Auch eingebaut in Nextcloud: Die direkte Erzeugung eines QR-Codes für den Freigabelink (2). Ebenfalls nützlich: Die Versionsverwaltung. Sofern Empfänger mit dieser Art der Bearbeitung nicht vertraut sind, kann ja leicht einmal etwas gelöscht oder überschrieben werden. In solchen Fällen ist es gut, dass man sehr einfach eine vorhergehende Variante wieder aktivieren kann (3).

Nützliche Funktionen für die Freigabe.

Wenn die finale Version steht, kann man die Bearbeitungsfunktion entfernen und die Berechtigungen auf "Nur anzeigen" stellen. Damit haben alle die Möglichkeit, sich den Ablauf zur Erinnerung anzuschauen, ohne dass jemand in letzter Sekunde noch rumwerkelt. 

Nicht unwichtig, gerade wenn es z. B. an Familienangehörige gesendet wird: Viele nutzen kaum noch einen PC oder ein Notebook im Alltag. Fast alles wird über das Smartphone erledigt - aber auch in diesem Punkt macht Nextcloud-Text eine gute Figur. Das Design passt sich sehr gut kleinen Bildschirmen an, so dass Änderungen und Ergänzungen problemlos möglich sind.

Gute Darstellung des Editors auf Mobilgeräten.

Nextcloud-Text habe ich bisher mit 5 bis 6 gleichzeitig "Mitschreibenden" ausprobiert - das hat problemlos geklappt. Ich denke auch, dass größere Gruppen mitarbeiten können, etwa eine Schulklasse. Sofern jemand von den Leser:innen damit Erfahrung hat - gerne in die Kommentare schreiben.

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Titelbild vom Artikelautor