Serie - PIM: KDE 3 - KMail (II): Probleme und Exchange

Getestet und erstellt unter Verwendung von KMail 6.7.3.

Links zur Reihe:

1. Kontact
2. KMail (I): Aufbau und Einrichtung
3. KMail (II): Probleme und Exchange
4. KOrganizer (I): Einrichtung und Kalender
5. KOrganizer (II): Aufgaben und Journale

In diesem Teil möchte ich ein paar Probleme behandeln, die auch des Öfteren bei mir aufgetreten sind und mit dem Versenden von E-Mails zu tun haben.

Inhalt:

1. Falsche Konfiguration oder Wahl der Identität
2. SMTP-Passwort falsch / leer und weiteres bei SMTP
3. IMAP/POP3/SMTP nicht freigeschaltet (web.de & Konsorten)
4. Mailbox.org & weitere: E-Mail-App-Passwörter
5. Exchange...

Links zur Reihe:

1. Serie - PIM: KDE 1 - Kontact
2. Serie - PIM: KDE 2 - KMail (I)
3. Serie - PIM: KDE 3 - KMail (II): Probleme und Exchange

Falsche Konfiguration oder Wahl der Identität

KMail arbeitet mit Identitäten und diesen sind Versand-Postfächer zugeordnet.

• Auf der einen Seite kann das sehr praktisch sein, weil ich bspw. zwei Identitäten mit demselben Versand-Postfach, aber unterschiedlichen Signaturen, Antwort-Adressen etc. erstellen kann. Also beispielsweise eines für interne E-Mails und eines für externe oder privat und beruflich.
• Auf der anderen Seite kommt es schnell zum Fehler, wenn hier das falsche oder garkein Versand-Postfach eingetragen ist.

Das könnt ihr Prüfen über die Menüleiste: Einstellungen -> KMail einrichten... -> Zugänge -> Identitäten -> Doppelklick oder Bearbeiten -> Erweitert -> Versand-Postfach.

Bild: Ansicht der Einstellungen zu den Identitäten.

Hier könnt ihr übrigens auch einstellen, wo versendete Nachrichten, Entwürfe, Vorlagen und Spams gespeichert werden.

Beim Verfassen neuer E-Mails werden leider die Identitäten nicht als Standard angezeigt. Über Menüleiste Ansicht -> Identität könnt ihr das aber einschalten. Wenn ihr nur eine E-Mail-Adresse bzw. Identität verwendet, dann könnt ihr euch das eigentlich sparen, aber für die Einrichtung kann es praktisch sein, diese anzuschauen.

Bild: Anzeige der Identitäten beim Verfassen neuer E-Mails.

SMTP-Passwort falsch / leer und weiteres bei SMTP

Über Einstellungen -> KMail einrichten... -> Zugänge -> Versand -> Doppelklick oder Bearbeiten -> Allgemein könnt ihr zudem prüfen, ob der Ausgangs-E-Mail-Server sowie Benutzer + Passwort korrekt sind. Hier kann man übrigens auch das Merken des Passworts deaktivieren. Über den Reiter Erweiterte Einstellungen kann man die Verbindungseinstellungen wie SSL etc. anpassen. Hier hilft ein Blick in die (hoffentlich vorhandene und aktuellen) Dokumentation eures E-Mail-Anbieters zu den Einstellungen.

Bild: Einstellungen zu SMTP.

Leider sind die Angaben einiger E-Mail-Anbieter unfassbar schlecht oder sogar falsch (ja, ich schaue dich an MicroSlop!).

IMAP/POP3/SMTP nicht freigeschaltet (web.de & Konsorten)

Für diese Artikel-Reihe habe ich mir bei web.de eine Test-Adresse erstellt. Ich selbst bin bei mailbox.org und da funktioniert alles nach der Einrichtung mit dem Account-Wizard "Postfach hinzufügen...". Aber um nicht von mir auf andere zu schließen, habe ich es mit web.de getestet und muss sagen... läuft direkt, bis auf die Tatsache, dass web.de den IMAP/POP3/SMTP-Zugang nicht freischaltet. Man kommt standardmäßig nur per Web.de-App rein. Dazu hier folgende Links:

1. Web.de: POP3/IMAP freischalten
2. Web.de: Serverdaten für IMAP und SMTP
3. Web.de: Serverdaten für POP3 und SMTP

Anmerkung: Auch für diese Hilfe-Seiten muss man Werbe-Cookies akzeptieren. 🤦‍♂️

Da Web.de und GMX zusammen gehören, hier auch mal die Seite zu GMX:

1. GMX: POP3/IMAP einschalten
2. GMX: Serverdaten für IMAP und SMTP
3. GMX: Serverdaten für POP3 und SMTP

Für Weitere:

• Telekom
• Posteo
• Mailbox.org
• IONOS Mail

Meist gibt es für KMail keine Anleitung, aber falls ihr sucht, die Daten für Thunderbird passen bei KMail auch.

Mailbox.org & weitere: E-Mail-App-Passwörter

Am Sonntag, den 06.09.2026, noch mal frisch getestet: E-Mail-App-Passwörter, wie man sie bei bspw. mailbox.org bekommt.

Kurze Information: Sinn davon ist, dass jede App, also jeder E-Mail-Client sein eigenes Passwort bekommt. Verliert man das Gerät oder so, kann man diesen Zugang in Form des Passworts löschen und muss weder 2Auth noch das Haupt-Passwort ändern.

Im Falle von mailbox.org bewerkstelligt wird das über ⚙️ -> Alle Einstellungen -> Sicherheit -> E-Mail-App-Passwörter. Hier vergebt ihr einen Namen für den jeweiligen Zugang, damit ihr wisst, wofür welcher erstellt wurde, falls ihr das sperren wollt. Bitte achtet darauf, dass sowohl IMAP als auch SMTP jeweils ein Häkchen haben. Nach dem Drücken von "+ Passwort generieren" wird ein Passwort erstellt und einmalig angezeigt (siehe Bild). Dieses Passwort brauchen wir für den Account-Wizard "Postfach hinzufügen...", sprich:

E-Mail-Adresse: euer regulärer Login (blabla@mailbox.org)
Passwort: E-Mail-App-Passwort (sehr sicheres Passwort mit vielen Zeichen)

Bild: Erstellen und Kopieren von E-Mail-App-Passwörtern bei mailbox.org.

Exchange...

Im letzten Artikel wurde ich zu Exchange-Unterstützung gefragt. Das hat mich viel Arbeit gekostet, da das echt kompliziert ist... Da hat auch Thunderbird (PC) oder K9-Mail (Android) bisher sich nicht vernünftig verbinden können. Hier mein Vorgehen nach der Dokumentation von KMail und viel eigenem Ausprobieren:

Einstellungen -> KMail einrichten... -> Zugänge -> Empfang -> Hinzufügen... -> Benutzerdefiniertes Postfach... -> Exchange. Dort dann einen Namen für das Postfach vergeben (lokal, keine Auswirkung auf den Server), die E-Mail-Adresse eintragen und "OAuth2 (Office365)" auswählen. Nach einem Klick auf "Okay" öffnet sich ein Mini-Browser für den Login. Siehe Bilder. Bei mir hat das sehr lange gedauert, bis E-Mails zu sehen waren, da er sehr lange geladen hat. Dann waren diese aber da mit allen Unterordnern und sogar meinem internen Zweit-Account.

Bild: Einrichtung einer Exchange-Verbindung.

Leider ist es damit noch nicht getan! Es fehlt noch eine SMTP-Verbindung. Dafür gehen wir auf den Reiter Versand -> Hinzufügen, tragen einen Namen für diese ein (nur intern), wählen "E-Mail-Transport über Microsoft Exchange Server (EWS)" und nach Klicken von "✔️ Erstellen und einrichten" wählen wir noch den übergeordneten Exchange-Zugang aus (dem wir hoffentlich einen charakteristischen Namen gegeben haben, falls es mehrere gibt...).

Hinweis: Ich musste ein paar Minuten warten, bis das Versenden geklappt hat. Warum? Keine Ahnung...

Bild: Einrichtung einer SMTP-Verbindung für Exchange.

Das wars schon!... Leider nein. Es fehlt noch eine Identität. Dazu siehe oben. Wichtig ist das Versand-Postfach.

So und jetzt darf ich das ganze noch Mal machen, weil ich obige Bilder nur auf einem Test-System (Tuxedo OS in Boxen) erstellt habe... Was man nicht alles für die Community macht! (Zwischendurch hatte ich sogar kurz ein Microsoft-Konto erstellt, um das noch mal zu prüfen, aber das hat so garnicht funktioniert, also fix wieder gelöscht...)

Fazit zu Exchange

Alles möglich, aber nicht so einfach. Ich muss mal schauen, ob ich mich irgendwo bei KDE melden kann, da bei der Vereinfachung zu helfen. Aber wahrscheinlich nehmen die gerade nichts an, weil sie dabei sind, das neue Account-System zu erstellen. Vielleicht macht das es einfacher!

Fazit zum Rest

Hier muss ich eine Lanze für KMail brechen, das nämlich mittlerweile echt gut funktioniert. Es sind diese Momente, wenn irgendwas schief läuft, dass man die obigen Schritte braucht. Ich hatte es bspw, als ich bei mailbox.org auf die E-Mail-App-Passwörter umgestellt habe. Da hat dann was nicht geklappt. Aber nach dem Neu-Einrichten mit dem Assistenten lief alles problemlos.