Wir wechseln: Unser Wechsel von Nextcloud zu?

Ja, es ist vollbracht. Wir sind intern weg von Nextcloud, Matrix und Co. zu einem neuen Stück Software - aber ihr fragt euch sicher, warum. Die Gründe sind vielfältig. Alles zusammengefasst in diesem Artikel.

Die Probleme

Viele haben sicherlich die “Ralf regt sich auf” Artikel gelesen. Einige Artikel waren dabei auch zum Thema Nextcloud und dessen Ungereimtheiten. Diese Artikel waren meist nur ein kleiner Auszug der Probleme, die wir intern mit dem Tool hatten.

Neben dem undurchsichtigen Berechtigungskonzept hatten wir auch immer wieder Kompatibilitätsprobleme, was Office-Dateien anging. Ein Großteil der Vereinsorganisation erfolgt in Tabellen und anderen Office-Dokumenten. Hier hatten wir immer wieder Probleme beim Datenaustausch mit Dritten.

Auch war es ein Problem, dass der Chat im CORE-Team bislang über Matrix lief und damit unabhängig von den Daten der Nextcloud war. Das Teilen und Chatten über Dokumente war damit nur sehr umständlich machbar. Unzählige Versionen der Dateien waren die Folge, was immer wieder zu Unstimmigkeiten führte. Des Weiteren lief der monatliche CORE-Call über eine Jitsi Instanz - hier fehlte die zentrale Datenhaltung und das kollaborative Arbeiten ebenfalls. Zudem waren die Kosten ein nicht zu unterschätzender Punkt. Bislang fiel die Wartung der verschiedenen Systeme, alle mit separaten Kosten und Aufwänden, an.

Alles in allem haben uns viele Probleme, Ruckler und Fragezeichen in den Köpfen “Wo lag nochmal Datei xy?” im Alltag gestört. Da wir alle dieses Projekt in unserer Freizeit bewerkstelligen, sollte der Ablauf aber möglichst produktiv und wenig störend sein. Hier war es einfach nur unproduktiv und man suchte Ewigkeiten nach Fehlern.

Die Lösung

Wir haben uns dazu in den letzten Wochen verschiedene Lösungen angeschaut und vorstellen lassen. Auch Nextcloud mit erweiterten Funktionen wie “Nextcloud Talk” war dabei, konnte die schlechten Erfahrungen bei uns intern aber nicht wieder gutmachen. Über andere Tools wie “openDesk” hatten wir ebenfalls eine Artikelreihe. Ein tolles Stück Software - aber vom administrativen Aufwand für ein paar Nutzer nicht lohnenswert.

Somit kommen wir nun zur finalen Lösung - zumindest aktuell. Wir hatten einen netten Vorstellungstermin eines IT-Beraters aus unserer Community, welcher uns die Vorteile von MS365 und Teams zeigte. Alle Daten liegen an einem Ort und können aus den verschiedenen Anwendungen abgegriffen werden. Auch das Problem der dezentralen Datenhaltung haben wir daher nicht mehr, die Daten werden einfach von unterschiedlichen Stellen abgerufen und z. B. in Teams, Office, … nur dargestellt werden.

Der CORE-Call ist damit wesentlich effizienter geworden. Auch der CORE-Chat, welcher bislang in Matrix war, klappt nun besser, da wir direkt in Dokumenten arbeiten können. Beim Punkt Kosten kommen wir mit wenigen Lizenzen aus, da die Daten nur auf einem Konto liegen und der Rest als "Gast" arbeitet. Somit sind wir ein paar € günstiger im Monat unterwegs.

Die Zukunft

Wird das die Lösung für die nächsten 10 Jahre? Wer weiß, dafür ist die Technikwelt zu schnelllebig. Aktuell sieht das Ganze aber nach einem System aus, welches viele unserer Probleme gelöst hat.

Natürlich kam der Gedanke auf, wie wir auch die anderen Matrix-Räume darin einbinden können. Hier werden wir, so der aktuelle Plan, eine Artikelserie über das MS365-Ökosystem schreiben und euer Feedback einholen, bevor wir einen Umzug anstreben.

Titelbild: Screenshot Nextcloud WebseiteFoto von Jakub Zerdzicki: https://www.pexels.com/de-de/foto/minimalistisches-flaches-layout-fur-technische-gerate-30909284/