Mit der Software paperless-ngx lässt sich aus gescannten PDFs noch mehr rausholen. Es kommt mit einem komfortablen Webinterface und ist damit anderen Lösungen überlegen.
In meinem Artikel Papier-Posteingang digitalisieren gehe ich auf die Soft- und Hardware ein, die ich verwende um alle meine Dokumente, die ich per Post bekomme, digital zu verwalten. Dank der gnulinux.ch Community, hat sich die Lösung im Software-Bereich mittlerweile deutlich verbessert und heute möchte ich euch ein Update geben.
In den Kommentaren zu meinem Artikel, wurde ich auf verschiedene andere Software-Lösungen zur Texterkennung und Verwaltung eingescannter PDFs hingewiesen. Unter anderem wurde paperless-ng vorgeschlagen und diese Software habe ich ausprobiert und längere Zeit im Einsatz gehabt. Im Chat unserer Community wurde ich dann darauf hingewiesen das paperless-ng kaum noch weiterentwickelt wird und das es mit Projekt paperless-ngx einen aktiven Fork gibt. An dieser Stelle ein Dank an die Community! Ich werde in dem Artikel auf paperless-ngx eingehen, wobei die meiste Basisarbeit sicherlich dem Mutterprojekt zuzuschreiben ist.
Die vorher verwendete Software Paperwork hat ihren Zweck zwar erfüllt, aber hat leider auch einige Schwächen. Die Such- und Sortierfunktionen sind sehr eingeschränkt und als Desktop-Anwendung ist die Benutzung von mehreren Clients sehr unpraktisch. Dafür lässt sich in ihr direkt scannen, was ich selbst aber gar nicht benötige.
Paperless-ngx hingegen ist als Server-Anwendung gedacht. Es bringt ein Webinterface mit, was es auch ermöglicht vom Smartphone aus auf seine Dokumente zuzugreifen. Ein Administrationsbereich inkl. Benutzerverwaltung wird auch mitgeliefert.
Um PDFs in die Sammlung aufzunehmen, kann man, wie bei Paperwork, einen Ordner überwachen, aber zusätzlich lassen sich auch Dokumente per IMAP-Import oder per Upload im Webinterface hinzufügen.
Das Webinterface bietet eine gute Suchfunktion mit UND- und ODER-Syntax. Es lässt sich zusätzlich nach Datum, Korrespondenz, Dokumenttyp und Tags filtern. Um diese Daten zu füllen kann man, ebenfalls beqeuem über das Webinterface, eigene Regeln definieren. Ausserdem kann man diese Werte auch für jedes Dokument einzeln bearbeiten inkl. dem erkannten Textinhalt.
Wer das ganze mal ausprobieren möchte, findet die offizielle Demo hier (Login demo / demo).
Paperless nutze ich auch, allerdings nur spartanisch. Ich tue mich schwer damit.
Ich weiss nicht so recht wie ich zwischen Dokumenttypen und Tags unterscheiden soll da ist bei mir ein fliessender übergang. Auch die Zuweisungsmuster sind mir ein Rätsel.
Dafür habe ich mir mit Nodered ein script gebaut, dass auf Knopfdruck meinen HP-Scanner anwirft. Alles im Tray einscannt. Einmal Optimiert und dann an Paperless in den Posteingang weiterleitet. Die PDFs von meinem HP sind etwa 10x grösser als notwendig und so nicht sinnvoll handelbar wenn man sie im Browser lesen möchte.
Ich möchte neu in das Thema einsteigen, kann mir jemand einen Scanner empfehlen? Um die ersten Dokumentberge abzuarbeiten habe ich den Avision AD335WN ins Auge gefasst. Evtl. hat den ja jemand zu Hause und kann etwas dazu sagen?
Halt nur meinen billigen Consumer HP 3-in-1 Gerät. Paperless hat aber auf ihrer seite eine Liste kompatibler Geräte: https://paperless-ng.readthedocs.io/en/latest/scanners.html
Ich habe Paperless-ng auf meinem Raspberry Pi laufen. Ich konnte sogar meine Freundin von dem System überzeugen. Sie nutzt es jetzt auch. Ich verwende aber keinen Scanner mehr, da man es einfach zu unregelmäßig macht. Wir verwenden beide die App "Genius Scan+" auf unseren Smartphones. Man kann sicherlich auch eine Alternative verwenden. Wenn jetzt ein Brief kommt, macht man mit der App ein PDF Dokument (mit OCR) und dann wird das Dokument mittels "Paperless Share" App direkt archiviert. Paperless Share ist wirklich super. Diese App integriert sich in das Teilen Menü in jeder anderen App und wenn man ein Dokument teilt, wird es sofort hochgeladen. Verwende ich z.B. auch im eMail Programm. Wenn eine eMail mit Rechnung im Anhang kommt, dann ist es nur noch ein "Klick" und es ist archiviert. Das macht sogar meine nicht Technik affine Freundin.
Habe seit 1 Monat Paperless-NG mit einem Brother ADS-2800W im Einsatz, hat auch super funktioniert. Nun frage mich ob ich die bisher ca. 200 digitalisierten Dokumente zu Paperless-NGX migrieren kann oder ob ich die original pdfs nochmal neu verarbeiten und somit auch neuerlich taggen muss (vor allem das korrekte Dokumenten-Datum ist eher tricky)
migration geht und ist bei paperless-ngx gut beschrieben