Papierscans mit NAPS2 organisieren

Die meisten Unterlagen erhält man zwar heute in einer digitalen Variante, aber Schriftverkehr mit Behörden und anderen Institutionen verläuft - in Deutschland - leider doch noch oft analog. Daher wird bei vielen zumindest ein Drucker-Scanner-Kombigerät in einer Ecke stehen. Die Ergebnisse eines Flachbettscanners [1] im Vergleich zu Smartphone-Scans sind auch gar nicht schlecht, da eine gute Ausleuchtung und eine flache Auflage gegeben ist.

Das Scanner-Tool NAPS2 bietet einige Funktionen, die den Alltag mit Papiervorlagen erleichtern können. Gängige USB- und WLAN-Scanner, bei mir z. B. einer von HP, werden in der Regel automatisch erkannt. In der Grundkonfiguration bietet das Tool die üblichen Einstellmöglichkeiten wie Auflösung, Schacht, Papierformat, Kontrast usw.:

Für OCR kann man eine oder mehrere Sprachen auswählen - die Liste verfügbarer Sprachen (ca. 40) fällt dabei üppig aus. Neben German gibt es auch German Fraktur für alte Textvorlagen (sogar Esperanto wird aufgeführt).

Die Einstellung muss nur einmal vorgenommen werden, danach werden alle PDF-Scans einschließlich durchsuchbarem Textlayer gespeichert. Es können unterschiedliche Sprachen gleichzeitig verwendet werden.

Profile für die Dokumentenablage nutzen

Okay, bis zu diesem Punkt kann man auch recht gut mit einfacheren Tools arbeiten. Die Stärke von NAPS ist die Möglichkeit, unterschiedliche Profile zu definieren, die verschiedene Aktionen auslösen. Jedes Profil erhält eigene Einstellungen und kann später mit 1 Klick ausgewählt werden, ohne dass man sich erneut um die Einstellungen kümmern muss.

Die Profile lassen sich über eine Menüliste auswählen. Alternativ kann auch eine zusätzliche Leiste mit den Profilbezeichnungen eingeblendet werden. 

Der Name für ein Profil ist beliebig wählbar (1), alle Einstellungen können zugewiesen werden und man kann entscheiden, ob beim Klick auf das Profil das Resultat sofort gespeichert werden soll (2). Wenn etwa alle Rechnungen gesammelt gescannt werden sollen, so kann man dies in einem Rutsch erledigen, die Resultate werden direkt gespeichert, ohne dass man ständig ein Auge auf das NAPS2-Fenster haben müsste (zur Stapelverarbeitung kommen wir noch).

Jedes Profil kann Scan-Resultate in einem gesonderten Verzeichnis speichern - etwa "Dokumente/Rechnungen", "Dokumente/Steuer", "Archiv/Ablage" usw. (1)

Zusätzlich möchte man in vielen Fällen eine Datumsangabe im Dokumentennamen aufnehmen. Auch das kann mit NAPS2 automatisiert werden. Es stehen die bekannten Platzhalter zur Verfügung (2):

Im Screenshot landet der Scan sofort nach der Übertragung im Pfad "/Dokumente/rechnung" und erhält den Namen "2025-09-07_rechnung8.pdf". "2025-09-07" steht dabei für das Datum, an dem der Scan vorgenommen wird. "rechnung8" muss man vielleicht noch durch "handwerker-schmidt" ersetzen, aber ein wenig Arbeit wird einem durch die Vorgaben abgenommen.

Stapelverarbeitung und Trenn-Code

Die Stapelverarbeitung kann sich als recht nützlich erweisen, wenn der Scanner etwas entfernt vom Computer steht. Man kann dann nacheinander das Papier auflegen, ohne am PC ständig auf einen Speichervorgang achten zu müssen. Mit Einzugsaufsätzen - auch mit Duplex-Möglichkeit - soll NAPS2 ebenfalls umgehen können (konnte ich nicht testen).

Die Einstellung "konstante Verzögerung" finde ich für die typischen Flachbettscanner ganz pfiffig: Klappe auf, Papier raus, neue Seite rein, Klappe zu = z. B. 10 Sekunden.

Weiterhin kann man bei größeren Papiermengen Trennseiten verwenden, deren Patch-T-Code von NAPS2 interpretiert werden kann. 

Bearbeitungsfunktionen

Die zahlreichen Bearbeitungsfunktionen übersieht man leicht: Seiten neu anordnen, drehen, Einzelseiten löschen oder getrennt speichern, Farb- und Kontrasteinstellungen usw.

Hinter jedem Menüpunkt verstecken sich eine Reihe von Feinjustierungen.

Per Doppelklick erhält man eine Seitenvorschau, die alle Bearbeitungsmöglichkeiten etwas komfortabler in einer Menüleiste zugänglich macht:

USB-Scanner im Netzwerk zur Verfügung stellen

Manchmal hat man seinen Scanner nur per USB-Kabel am "Haupt-PC" eingestöpselt, möchte aber auch vom Notebook, Zweit-PC usw. per WLAN zugreifen können. Dies ermöglicht NAPS2 mit wenigen Mausklicks:

In dem Einstellungsmenü von "Scanner teilen" vergibt man einen Namen und wählt die entsprechenden Treiber aus.

Richtig nützlich kann die Funktion durch einen Mini-Server wie z. B. einem Raspberry Pi werden. Denn NAPS2 läuft auch auf einem Raspberry Pi:

Wenn man also sein Scanner-USB-Kabel in einen Raspberry Pi steckt und dort in der beschriebenen Weise NAPS2 als Scanner-Server laufen lässt, so können andere Geräte den Scanner über das Netzwerk nutzen - das sollte sogar für Mobilgeräte gelten (siehe: https://www.naps2.com/doc/scanner-sharing). Mehr noch: Wenn das ausgewählte Profil die Speicherung des Scans auf dem consume-Pfad von Paperless-ngx vorsieht, so kann man auf diese Weise höchst komfortabel sein digitales Archiv pflegen:

Und noch ...

NAPS2 kann Scans in unterschiedlichen Formaten exportieren. Ebenso ist der Import von bestehenden Dateien - auch via Drag-and-drop - in verschiedenen Formaten möglich, um zum Beispiel nachträglich eine Bild-Datei mit OCR zu behandeln. Leere Seiten können erkannt und automatisch gelöscht werden.

Bereits während des Speichervorgangs kann eine PDF-Verschlüsselung erfolgen:

Zusammengefasst: NAPS2 ist ein richtig gutes Tool mit vielen Funktionen. Vor allem aber: Die Installation ist völlig problemlos, die Bedienung ausgesprochen einfach und alltagstauglich. 

[1] Klar, ein richtiger Dokumentenscanner liefert bessere Ergebnisse, aber die Anschaffungskosten sind recht hoch. Für den gelegentlichen Scan muss ein solches Gerät nicht sein.

Homepage von NAPS2 https://www.naps2.com

Bildnachweis:
Titelbild von Artikelautor.