Wie ich mit Nextcloud Notes meinen Alltag organisiere

Es gibt eine reichhaltige Auswahl an Werkzeugen und Werkzeugkombinationen, mit denen ein Benutzer seine Termine, Notizen und vor allem Aufgaben verwalten kann. Als Beispiele seien genannt: Nextcloud Tasks, das hervorragend mit Tasks.org aus dem F-Droid-Store harmoniert; dann todo.txt-Dateien in der Cloud zusammen mit Simpletask auf dem Handy und jdotxt auf dem Desktop; sogar ein Kanban-Board in Nextcloud und auf dem Handy steht zur Verfügung.

Und natürlich die Termin- und Aufgabenverwaltung im Nextcloud-Kalender, die Synchronisation über WebDAV (mit DAVx⁵) und diverse Kalender- und Mail-Anwendungen für das Smartphone und den Desktop.

Mein Bedürfnis war eine einfache Bedienung und grosse Flexibilität; mehr als mir die oben genannten Tools jeweils bieten konnten. Die folgende Beschreibung erhebt daher gar keinen Anspruch darauf, so auch für andere zu funktionieren – aber vielleicht liefert sie die eine oder andere Idee. Und sie ist keine Beschreibung eines Tools, sondern ein Erfahrungsbericht, wie ein Tool genutzt werden kann.

Im Lauf der Zeit hat sich herausgebildet, dass meine persönliche Planung auf zwei Ebenen läuft: Zum einen alle Termine, Aufgaben und zu erwartende Ereignisse, die irgendwann in der Zukunft relevant sein mögen. Und zum anderen alles, was mich in der laufenden Woche erwartet – also das, woran ich aktuell denken muss.

Diese Zweiteilung hat dazu geführt, dass ich zwar einen Kalender führe (in der Nextcloud), der aber in erster Linie für die langfristige Planung da ist. Dort sind beispielsweise alle Müllabfuhrtermine bis zum Jahresende und ein Arzttermin im September hinterlegt oder auch, dass im Frühjahr 2028 mein Ausweis verlängert werden muss.

Parallel dazu habe ich eine Datei namens 'heute.md'. Alles, was kurzfristig an Terminen ansteht, was an Aufgaben erledigt werden muss oder woran ich sonst denken muss, notiere ich dort. Was erledigt ist, lösche ich.

Ursprünglich war sie tatsächlich nur für heute, also den aktuellen (bzw. nach dem abendlichen Brainstorming dann den nächsten) Tag. Nachdem aber einzelne Aufgaben mitunter sich über mehrere Tage ziehen können oder auf den nächsten Tag verschoben werden müssen, und auch nicht jeden Abend Zeit (und Laune) für Brainstorming war, hat sich der zu überblickende Zeitraum auf eine Kalenderwoche ausgedehnt.

Und so könnte diese Datei für den 12. April aussehen:

KW 15

Di 12.4.

einkaufen: Brot, Milch, Karotten, Spülmittel
abends Altpapiertonne rausstellen
Krawatte und Jackett einpacken für Meeting morgen
18:30 Rosi anrufen 089 32168

Mi 13.4.

8:00 Meeting mit Kunden aus Japan
Altpapiertonne reinholen, wenn geleert

Do 14.4.

Gästezimmer vorbereiten
    Bett beziehen
    staubsaugen
    lüften
    Türscharniere ölen
abends: Biotonne rausstellen

Fr 15.4.

wenn geleert: Biotonne wieder reinholen
16:43 Steffi kommt am Bahnhof an, abholen
    auf der Rückfahrt Grillgut und Holzkohle einkaufen

Sa 16.4.

15:00 Grillen mit Schneiders

So 17.4.

Oma anrufen

ausserdem

am Computer/Schreibtisch

Mail an Peter
HDMI-Kabel 10 m bestellen
Frau Grün anrufen

Haushalt/DIY

Bad putzen
Zeitungen Wohnzimmer sortieren
Glühbirne auswechseln Leuchte Vorgarten

sonstiges

Sommerreifen montieren lassen

wartend

Tagung Aquarienfreunde
    Paper eingereicht, warte auf Review
Bauantrag Garage
    warten auf Genehmigung, dann:
    Wallbox bestellen
    Belag Einfahrt aussuchen

Struktur

Der Aufbau ist einfach:

1. Im ersten Teil sind die Tage der aktuellen Woche aufgelistet, jeweils mit den Aufgaben und Terminen für den entsprechenden Tag.
2. Im zweiten Teil sind Aufgaben, die nicht an einen Tag gebunden sind, aber in absehbarer Zeit erledigt werden sollten.
3. Unter wartend finden sich umfangreichere Angelegenheiten, deren Stand auf diese Weise im Auge behalten werden kann. Gibt es hier Bewegung, können die Aufgaben in die oberen Teile verschoben werden.

Ein paar Konventionen, die sich im Laufe der Zeit entwickelt haben:

• Einkaufslisten, berufliche Termine und andere kurze Notizen sind in die Datei integriert, um wirklich alles an einem Platz zu haben.
• Termine sind fett geschrieben.
• Ereignisse/Aufgaben, die davon abhängen, dass Bedingungen erfüllt sind, sind kursiv.
• Bei mehrteiligen Ereignisse/Aufgaben sind untergeordnete, nachfolgende oder abhängige Ereignisse/Aufgaben eingerückt.

Die Technik

Das Wichtigste ist, dass die Datei immer und überall verfügbar ist. Sie liegt in den Nextcloud Notes und ist über ein Widget der Notes-App auf dem Smartphone-Startbildschirm sichtbar. Mit dem Desktop-Synchronisationsclient habe ich alle Notes stets aktuell auch auf dem Laptop, und eine Verknüpfung in der Menüleiste (und eine anders belegte Multimedia-Taste auf der Tastatur) öffnet sie mit einem Klick im Markdown-Editor – direkter geht es kaum. Früher habe ich Abricotine verwendet, dessen Entwicklung leider eingestellt wurde; heute kommt zettlr zum Einsatz.

Diese Zusammenstellung von Werkzeugen erlaubt es mir auch, für z. B. komplexe Projekte einfach neue Notizen anzulegen. In Notes sowie in zettlr werden sie übersichtlich aufgelistet, und ich kann schnell zwischen den Dateien wechseln.

Die Arbeit damit

Die heute.md wird naturgemäss täglich ein Stück kürzer, wenn abgelaufene Tage gelöscht werden. Zum Wochenende nehme ich mir dann ein paar Minuten Zeit und trage die nächste Woche von Hand ein. Dafür trage ich die Kalendertage der nächsten Woche ein und übernehme die Termine aus dem Nextcloud-Kalender. Ausserdem notiere ich alles, was mir sonst zu den Tagen der kommenden Woche einfällt.

Das ist mehr manuelle Tätigkeit als dringend nötig wäre, und es ist verständlich, wenn jemand das nicht von Hand machen will. Für mich hat das aber neben dem Ergebnis auch die Funktion, dass ich dann im Geiste die ganze Woche schon einmal durchgegangen bin und vorausplanen kann. Mittwoch wird Altpapier abgeholt? Dann trage ich 'Zeitungen sortieren' für Montag oder Dienstag ein. Freitag kommt Besuch? Also muss das Bad am Donnerstag geputzt werden.

Das Ergebnis

Mein oberstes Ziel bei der Verwendung der heute.md ist, den Geist zu entlasten. Früher habe ich Termine nur im Kalender gehabt, aber damit zusammenhängende Informationen (welche Vorbereitung ist nötig, was erledige ich im Zusammenhang damit) im Kopf. Einkaufszettel auf Papier, das dann gerne mal zu Hause vergessen wurde oder nicht zur Hand war, wenn ich zufällig am Laden vorbeikam. Anstehende Aufgaben waren in einer anderen App notiert oder auch gar nicht. Zusätzliche Informationen wie z.B. Telefonnummern zum Zurückrufen waren auf Notizzetteln notiert. Jetzt sind alle Informationen, die ich brauche, zentral festgehalten.

Diese Planungsmethode ist nicht über Nacht entstanden, sondern mit viel Ausprobieren und auch Fehlern. Sie fällt auch nicht durch hohe Effizienz auf. Dafür hat sie andere Stärken: Sie zeigt auf einen Blick auf, was mich derzeit bewegt und beschäftigt, und ist damit nicht nur Kalender und To-do-Liste, sondern auch psychologische Stütze und wirkliche Entlastung.