Prägnanter Titel, aber nein wir betreiben kein Clickbaiting. Vielmehr geht es darum einige Erfahrungen aus meiner langjährigen Zeit im Bereich Open-Source-Projektmanagement und Consulting zu teilen. Als Beispiel möchte ich eine grossflächige Migration zu einer Freien Office Suite beschreiben.
Office deshalb, weil es eines der schwierigsten Themen überhaupt ist, insbesondere im kommerziellen Umfeld. Microsoft Office ist quasi gesetzt, egal ob unter Windows oder Mac. Über die Jahre hinweg haben viele Anwender ihren eigenen Workflow entwickelt und gelernt mit den Stärken und Schwächen von MS-Office umzugehen. Dazu gehören Makros für Berechnungsläufe ebenso wie sehr komplexe VBA (Visual Basic for Applications) Erweiterungen. Im Falle einer Migration gilt es diese zu ermitteln und gegebenenfalls neu zu implementieren oder durch vorhandene Freie Alternative zu ersetzen.
Oftmals wird diesem Teil in Projekten zu wenig Zeit eingeräumt, was zu Verzögerungen oder sogar zu einer Gefährdung des gesamten Projektes führen kann. Insbesondere dann, wenn während der Durchführungsphase Überraschungen auftreten nach dem Motto "ach das hatte ich auch noch, hatte ich ganz vergessen zu erwähnen, ist aber super wichtig".
Ein weiterer Punkt ist, dass die Personen die viel Zeit und Hirnschmalz in die Verbesserung ihrer Abläufe gesteckt haben auch durchaus zurecht stolz darauf sind und diese nur sehr ungern abgeben möchten, auch wenn diese bereits 10-jährig sind und technologisch wohlmöglich längst überholt sind. Letzteres spielt in solch einem Falle keine Rolle, denn es geht um persönliches Befinden, welches abzuholen gilt. Dies kann einerseits durch Wertschätzung geschehen, andererseits durch das Anbieten von konkreten Alternativen oder dem Erklären der neuen (hoffentlich besseren) Abläufe.
Wird dieser Schritt versäumt, sind es genau diese Menschen, die das Projekt gefährden können. Denn von dort kommt sonst zum Teil berechtigte, zum Teil unberechtigte Kritik in der Form von "mit meinem alten Office Programm hat das aber alles super funktioniert, das ging auch viel einfacher und schneller". Und da sich die Betroffenen ihre vertraute Lösung zurück wünschen, werden sie dies in den allermeisten Fällen laut kundtun, sei es beim Vorgesetzten, in Sitzungen oder an Tagungen.
Die eigentliche Umsetzung der Anforderungen ist nach meiner Erfahrung oftmals viel schneller durchzuführen als das Ermitteln der Bedürfnisse. In der Projektplanung sollte dies unbedingt berücksichtigt werden.
Hat man diesen wichtigen Punkt erkannt, können oft tolle Erfolge berichtet werden, wie zum Beispiel in einer Migration die ich betreut habe. Dort hat die Chefsekretärin einen Ablauf mittels Makros in Excel genutzt, den sie jeden Morgen durchführen musste. Der gesamte Lauf dauerte 10 Minuten. In ihrem Tagesablauf hat sie das Makro angestossen, dann erst einmal Café gekocht und die Kollegen versorgt. Als sie damit fertig war, lagen die geforderten Ergebnisse auf dem virtuellen Schreibtisch.
Mit der Neuimplementierung in LibreOffice dauerte dieser Vorgang nur noch wenige Sekunden, was ihr ganz neue Freiheiten ermöglichte. Die gewonnene Zufriedenheit wurde selbstverständlich intern kommuniziert und warf ein sehr positives Bild auf die Migration.
Gelingt es uns als Community zusammen mit Dienstleistern, welche im Freien Software Umfeld tätig sind, eine valide Alternative zu schaffen, haben wir eine einzigartige Chance genutzt. Denn entgegen vieler Mutmassungen bildet eine Office-Suite auch heute noch oftmals das Rückgrat eines Unternehmens. Selbst Google (oder Alphabet Inc.) ist dieser Schritt mit der zugegebenermassen sehr eingeschränkten Cloud Office Suite noch nicht gelungen. LibreOffice hingegen steht dem kommerziellen Gegenspieler in nichts nach, im Gegenteil, es ist in vielen Bereichen sogar weitaus mächtiger.
