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Inhaltsverzeichnis
- Teil 1 – Grundlagen
- Teil 2 – Oberfläche
- Teil 3 – Office (das ist dieser Artikel)
- Teil 4 – Personal Information Management
- Teil 5 – Kommunikation
- Teil 6 – Projekte und Wissen
Wie bereits im zweiten Teil dieser Serie erwähnt, verstecken sich die Office-Anwendungen im Startbildschirm von openDesk unter dem Dropdown-Menü "Erstelle neu in Dateien" (siehe Titelbild). Klickt man dort auf "Dokument" öffnet sich Collabora Online. Das ist die Web-basierte Variante von LibreOffice.
Allen, die LibreOffice-Writer kennen, wird die Collabora-Textverarbeitung bekannt vorkommen. Sie öffnet sich in einem neuen Tab im Webbrowser, was ich für sinnvoll halte. Ich gehe nicht näher auf die Funktionen dieser Anwendung ein, da sie nicht direkt etwas mit openDesk zu tun haben. Erwähnenswert ist, dass Collabora Online über eine Autosave-Funktion verfügt, die standardmässig eingeschaltet ist. Ausserdem wird kollaboratives Schreiben unterstützt, das heisst, dass mehrere Anwender:innen gleichzeitig am selben Dokument arbeiten können.
Beim Speichern des Textdokuments wird es seltsam. Die Autosave-Funktion hat den Text unter dem Namen "Neues Dokument(1).odt" irgendwo abgelegt. Somit bringt ein Klick auf die Schaltfläche "Speichern" wenig, ausser, dass die letzten Änderungen gesichert werden.
Nun gut, was passiert, wenn man auf "Speichern als" klickt? (Eigentlich hätte ich ein "Speichern unter" erwartet.) Man kann den Dateityp auswählen und sieht dann das hier:
Äh, jetzt bin ich ratlos. Soll ich jetzt wirklich mühsam mit der Maus "Neues Dokument (1)" markieren, um den richtigen Dateinamen einzutippen? Wo ist der Dateimanager, in dem ich auswählen kann, wohin die Datei gespeichert wird?
Nachdem ich den Dateinamen in "Community.odt" geändert und (ganz rechts oben) auf das X geklickt habe, um die Textverarbeitung zu schliessen, verbleibe ich im selben Tab, dessen Inhalt auf den Nextcloud-Dateimanager umschaltet:
Hier offenbart sich das vermutete Unheil. (Vergesst die Datei "Neues Dokument.odt"; die habe ich vor 3 Wochen angelegt.) Hier haben wir zwei Dateien: "Neues Dokument (1).odt", die durch Autosave erstellt wurde, und "Community.odt", die Datei, wie ich sie haben wollte, jedoch im falschen Verzeichnis.
Wie haben die Entwickler sich das vorgestellt? Soll ich jetzt "Neues Dokument (1).odt" löschen und "Community.odt" in das richtige Verzeichnis verschieben? Es muss an mir liegen, weshalb ich es noch einmal probiere. Jetzt mit der Tabellenkalkulation von Collabora:
Beim Start der Anwendung ist mir aufgefallen, dass ganz kurz die Nextcloud-Dateiverwaltung aufblitzt und die Datei "Neues Dokument.ods" angelegt wird, bevor sich die Tabellenkalkulation öffnet. Daraus schliesse ich, dass bezüglich der neuen Datei, Mehrarbeit angesagt ist (Umbenennen und in das richtige Verzeichnis kopieren).
Die Tabellenkalkulation ist eine Tabellenkalkulation, wie man sie kennt. Hier ist mir lediglich aufgefallen, dass die Web-Version etwas träge reagiert. Aber egal; was ist jetzt mit dem Dateinamen, wenn man eine neue Datei und kein "Speichern unter" hat? Rechts oben gibt es ein Feld mit dem Dateinamen:
Dort kann man "Neues Dokument.ods" in "Exponent.ods" ändern. Danach muss man nicht "Speichern" klicken; die Autosave-Funktion erkennt die Änderung des Dateinamens und speichert die Datei unter dem neuen Namen sofort – immerhin. Das ist ein ungewohnter Arbeitsfluss, an den man sich gewöhnen kann:
- Neues Office-Dokument öffnen
- Dateinamen vergeben (wird automatisch gespeichert, ohne Verzeichnis-Auswahl)
- Im Dokument arbeiten
- Dokument schliessen
Doch damit sind zwei Fragen ungeklärt: Was passiert mit der unvermeidbaren Datei "Neues Dokument.*". Wie speichere ich die Office-Datei von Anfang an im richtigen Ordner ab?
Bei meinem letzten Versuch gehe ich die Sache ganz anders an und zeige euch nebenbei die Präsentationsanwendung. Anstatt mit "Erstelle neu in Dateien" zu beginnen, öffne ich den Dateimanager über das entsprechende Icon im openDesk-Portal.
Dort navigiere ich zum Ordner "Dokumente" und erstelle über "+ Neu" eine "Neue Präsentation".
Hier sieht man Anwendungsfreundlichkeit. Beim Erstellen einer neuen Präsentationsdatei, kann man sofort den Dateinamen eingeben, wobei der relevante Teil des Dateinamens bereits markiert ist. So muss man nichts mit der Maus auswählen, sondern kann direkt den gewünschten Namen eingeben und die Datei erstellen.
Wie bei der Textverarbeitung und der Tabellenkalkulation, entspricht die Bedienung auch bei Präsentationen dem, was man von LibreOffice kennt – nur etwas langsamer.
Nachdem ich mich ein wenig in die Dokumentation eingelesen habe, verstehe ich den Arbeitsfluss von openDesk ein wenig besser. Er ist eher dateifokussiert als anwendungsfokussiert. Das Dropdown-Menü zum Erstellen von Office-Dokumenten ist als schnelle Möglichkeit gedacht, ein neues Dokument zu erstellen. Der "normale" Weg geht über die Dateiverwaltung:
- Verzeichnis wählen
- Dokument anlegen
- Dokument in Collabora Online bearbeiten
Das entspricht einer Object-Action Philosophie im Gegensatz zum Action-Object Ansatz.
Fazit
Collabora Online ist eine gute webbasierte Office-Suite. Systembedingt bietet es nicht die gewohnte Geschwindigkeit eines lokal installierten LibreOffice, aber man kann damit einigermassen flüssig arbeiten. Der grosse Vorteil ist die Möglichkeit, gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten. Die Benutzeroberfläche der Office-Anwendungen ist modern und überlastet die Anwender:innen nicht mit zu vielen Funktionen. Alles, was man braucht, ist vorhanden.
Der Arbeitsablauf ist für Umsteiger von Microsoft-Anwendungen auf openDesk gewöhnungsbedürftig, insbesondere falls man bisher anwendungsfokussiert war. Bei openDesk kommt man mit der Objekt-Metapher weiter (in "Dateien" denken).
Ich erlaube mir ein paar Ratschläge zur Verbesserung:
- Ersetzt das Dropdown-Menü durch Icons für Dokument, Tabelle, Präsentation.
- Statt alles unter "Anwendungen" zu klatschen, wünsche ich mir Kategorien:
- Verwaltung: Dateien, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen
- Büro: Dokument, Tabelle, Präsentation
- Kommunikation: E-Mail, Videokonferenz, Chat
- Projekte: Wissen, Projekte - Aktuelle Informationen zu den Kategorien, z. B. zuletzt geöffnete Dateien, Termine, Calls, etc.
Interessanterweise findet man in der Dokumentation eine ähnliche Gliederung:
Ich vermute, dass die Anordnung mit der installierten Version zu tun hat, oder konfiguriert werden kann.
Titelbild: openDesk
Quelle: im Text
Wenn das ganze Datei fokussiert ist, dann ist das "Erstellen neu in Dateien" also nur ein (schlechter) Behelf für User die Anwendung fokussiert gewöhnt sind. 🙄
Dann würde es aber Sinn machen das anders Umzusetzen. Wenn unter "Erstellen neu in Dateien" oder besser "Neue Datei erstellen" auf "Dokument" geklickt wird, wird dann der Dateimanager geöffnet direkt mit der "Neues Dokument" Auswahl unter "+Neu".
Damit kann man dann die User die bis jetzt Anwendung orientiert waren, daran gewöhnen das es nun Datei orientiert funktioniert. Ohne diese gleich zu start vor den Kopf zu stoßen. (Mensch ist ja bekanntlich ein Gewohnheitstier 😏)
Ich halte es für einen Fehler, dass Man in Collabora die Datei Speichern kann. Hier sollten höchstens Exports möglich sein. Bei modernen Systemen sollte die Erstellung der Datei komplett vom System kontrolliert werden, Inklusive des Dateinamens.
Der richtige Weg wäre also entweder man erhält vor dem öffnen der Anwendung die Möglichkeit den Dateinamen und Speicherort zu definieren oder man macht es nach dem Schliessen.
Das Problem hier ist, dass das neu gespeicherte Dokument der Historie beraubt wurde.
Meines Erachtens hat Colabora die Funktionen falsch benannt. "Speichern als" sollte "Export" heissen. Der Slash beim Dateinamen müsste entfernt und durch ein Browser Button ersetzt werden.
Meinse Erachtens müssten auch genutzte Exports mit dem Dateiformat verlinkt sein (über Metadaten des Dateisystems) und z.B. Updates eines PDFs ebenso versionsverwaltet werden. Im besten falle würde beim nächsten schliessen des Collabora-Fensters die Frage auftauchen, ob man das PDF das man mal exportiert hat auch updaten möchte. Ach ja, beim Schliessen sollte man (konfigurierbar) gefragt werden, ob man die Bearbeitung kommentieren möchte.
> Ich halte es für einen Fehler, dass Man in Collabora die Datei Speichern kann. Hier sollten höchstens Exports möglich sein. Bei modernen Systemen sollte die Erstellung der Datei komplett vom System kontrolliert werden, Inklusive des Dateinamens.
Jain. Ich gehe mit, dass ein Dokument intern durchaus in einer Datenbank organisiert werden kann. Name und Ort gehen den Ersteller nichts mehr an. Und natürlich macht der Export genau dann das gewünschte.
Für das Interface zum Mensche jedoch muss es ein übersichtliches, nachvollziehbares Katalogsystem geben, in das der Nutzer in Grenzen eingreifen kann (je nach Berechtigung). "Neues Dokument (1)" als Namen ist so relevant wie irgendein Index - er sagt Menschen nach einem Jahr und hundert weiteren Dokumenten rein gar nichts mehr. Wenn man z.B. in Projekten arbeitet, muss die Projektstruktur die Vorgabe für den Katalog und die nach außen sichtbaren Namen sein.
Das ist absolut richtig und war von mir auch nicht gemeint. Es ging nur um "Speichern als" von Collabora.
Selbst der beabsichtigte Workflow in Windows ist schon lange Dokumenten und nicht Anwendungsbasiert. Anders kann ich mir das arbeiten in einer komplexen Dokumentenstuktur von großen Unternehmen gar nicht mehr vorstellen. Zugegebener maßen war das vor Jahrzehnten noch andersherum.