Serie: openDesk ausprobiert - Teil 6 - Projektwissen

6. März 2026 Ralf Hersel Lesezeit: 4 Minuten Auf Mastodon ansehen

In dieser Serie werfen wir einen Blick auf openDesk und die darin enthaltenen Komponenten. Wie gut sind sie integriert und taugen sie für den Einsatz im Büro?

serie: opendesk ausprobiert - teil 6 - projektwissen

Inhaltsverzeichnis

Teil 1 – Grundlagen
Teil 2 – Oberfläche
Teil 3 – Office
Teil 4 – Personal Information Management
Teil 5 – Kommunikation
Teil 6 – Projekte und Wissen (das ist dieser Artikel)

Das Ende dieser Serie über den europäischen Büroarbeitsplatz openDesk nähert sich. In den bisherigen Folgen habe ich mir fast alle Komponenten angesehen. Häufig war ich begeistert; manchmal habe ich Kritik geäussert oder die Konzepte nicht verstanden. Jetzt fehlen nur noch zwei Anwendungen, Projekte und Wissen.

Projekte

Die Aufnahme einer Projektmanagement-Anwendung in den Reigen der openDesk-Werkzeuge, halte ich für richtig und wichtig. Ein Grossteil der Büroarbeit geschieht entweder direkt in Projekten oder hat zumindest einen Bezug zu Projekten.

Ein Projekt ist ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben, das aus einem Satz von abgestimmten, gesteuerten Tätigkeiten besteht und durchgeführt werden kann, um unter Berücksichtigung von Vorgaben wie etwa Zeit, Ressourcen (z. B.: Finanzierung bzw. Kosten, Produktions- und Arbeitsbedingungen, Personal und Betriebsmittel) und Qualität ein Ziel zu erreichen.

An dieser Definition (aus der Wikipedia) sieht man, dass ein Projekt Beziehungen zu allen anderen Funktionen von openDesk hat, wodurch der Integration erneut eine besondere Bedeutung zukommt.

Nach dem Klick auf "Projekte" im openDesk-Portal startet die Anwendung OpenProject in einem eigenen Tab, wie wir das bereits von den anderen Anwendungen gewohnt sind. Wir werden von der Hauptseite begrüsst, die viele Informationen zur Einführung bereitstellt.

OpenProject legt die Latte hoch. Die Liste der Kernfunktionen ist vielversprechend. Mich freut es besonders, dass auch Kanban-Boards mit dabei sind, weil diese für viele Gelegenheiten ein einfaches und hilfreiches Werkzeug sind. Doch jetzt schauen wir mal. Zum Ausprobieren gibt es auf der Hauptseite zwei Beispielprojekte: Scrum und Demo.

Im Demo-Projekt gibt es eine Hauptseite, die sich hier schlecht zeigen lässt, weil sie zu lang ist. Sie ist konfigurierbar und kann solche Informationen enthalten:

Willkommen-Text
Projekt-Einführung
Projekt-Status: planmässig usw.
Meilensteine
Projektbeschreibung
Mitglieder
Übersicht über die Arbeitspakete
Kalenderdarstellung der Meilensteine
und mehr

Die Hauptnavigation in einem Projekt stellt sich so dar:

Ich kann hier nicht alles zeigen, weshalb ich mich auf das Wichtigste beschränke. So sieht ein Gantt-Diagramm aus:

Alles ganz nett; doch was mich stört, ist die schlechte Zoom-Funktion im Kalender. Zwar gibt es einen Auto-Zoom, doch dieser macht nicht, was er soll. Verwendet man die Zoom-Funktion, verliert der Kalender den Fokus auf die Aufgaben, weshalb man mühsam seitwärts scrollen muss. Solche Schwächen sind Nervenkiller im täglichen Projektmanagement. Hinzu kommt, dass eine optimale Einstellung nicht gespeichert wird, wodurch die Einstellerei bei jedem Öffnen des Gantt-Diagramms von vorn beginnt.

Ich weise erneut darauf hin, dass ich mich im Rahmen dieser Artikelserie nicht intensiv in die Feinheiten jeder Anwendung einarbeiten konnte. Das kann zu falschen Beurteilungen führen. Deshalb sind eure Richtigstellungen in den Kommentaren sehr willkommen.

Leider kann ich im Projektplan keine neuen Aufgaben erstellen; dem Demo-User fehlen dafür die Rechte. Ein neues Projekt kann ich ebenfalls nicht erstellen. Daher ist eine Beurteilung des Projekt-Moduls nicht möglich.

Das zeigt sich auch bei den Kanban-Boards, die ich gerne genauer unter die Lupe genommen hätte. Innerhalb eines Projekts können mehrere Boards erstellt werden, die sich vom Typ unterscheiden: Basic, Aktionsboard (Status, Eltern-Kind).

Worin die Unterschiede bestehen, weiss ich nicht, weil ich nur das Basis-Board ansehen kann:

Und auch hier verhindern die eingeschränkten Rechte eine Beurteilung. Das Verschieben einer Karte ist nicht möglich. Ich kann diese lediglich öffnen, um die Details zu sehen.

Alles, was ich im Modul Projekte sehe, hinterlässt einen vielversprechenden Eindruck. Alleine die fehlenden Rechte erlauben mir keine Beurteilung.

Wissen

Für die Organisation von Wissen, steht im openDesk die Anwendung XWiki bereit, also eine Open-Source-Wiki-Software. XWiki ist – vergleichbar mit Confluence (Atlassian) – als Enterprise-Wiki einsetzbar und wird insbesondere für kollaboratives Arbeiten in Teams und für die Kommunikation von Wissen bzw. den Wissensaustausch genutzt. Es zeichnet sich vor allem durch den WYSIWYG-Editor aus, wodurch eine Nutzung ohne Kenntnis einer Syntax möglich ist. Es können also Wiki-Seiten erstellt und verändert werden, ohne dass dafür HTML- oder MarkDown-Kenntnisse erforderlich wären. Des Weiteren gibt es einen auf OpenDocument beruhenden Dokumenten-Import und -Export.

Im Gegensatz zu "Projekte" habe ich im XWiki genügend Rechte, um neue Seiten zu erzeugen oder bestehende zu bearbeiten. Wie ihr in der letzten Bildschirmaufnahme seht, kommt die Oberfläche im typischen Wiki-Design daher. Vielen Anwender:innen dürfte der WYSIWYG-Modus gefallen, da man weder Wiki- noch Markdown-Syntax beherrschen muss. Doch wer lieber Wiki-Syntax schreibt, erreicht den Code-Editor über einen Klick auf die "Source" Schaltfläche.

XWiki bewirbt seine wichtigsten Funktionen so: