Serie: openDesk ausprobiert - Teil 7 - Fazit

Inhaltsverzeichnis

• Teil 1 – Grundlagen
• Teil 2 – Oberfläche
• Teil 3 – Office
• Teil 4 – Personal Information Management
• Teil 5 – Kommunikation
• Teil 6 – Projekte und Wissen
• Teil 7 – Fazit (das ist dieser Artikel)

In den sechs Folgen dieser Artikelserie habe ich mir die souveräne Büro-Suite aus Europa angesehen. Dabei wurde über die verschiedenen Bereiche der Anwendungssammlung so neutral wie möglich berichtet, falls das bei einem einzelnen Autor überhaupt möglich ist. In diesem Fazit habe ich verschiedene Aspekte beleuchtet.

Funktionsumfang

Damit ihr den Überblick behaltet, fasse ich hier noch einmal alle Funktionsbereiche von openDesk zusammen:

• Eine Oberfläche zum Starten der Komponenten
• Aufgaben
• Chat
• Dateien
• Dokumentenbearbeitung (Text, Tabelle, Präsentation, Grafik)
• E-Mail
• Identitäts- und Zugriffsmanagement
• Kalender
• Kontakte
• Notizen
• Projekte
• Videokonferenz
• Wissen (Wiki)

Diesen Umfang halte ich, aus der Perspektive eines typischen Büromitarbeitenden, für ziemlich vollständig. Was mir fehlt, sind:

• ein Passwort-Manager
• und eine einfache Bildbearbeitung

Auch die Funktionalität der einzelnen Anwendung ist ausgewogen, nicht zu viel, nicht zu wenig.

Die Zusammenstellung der Anwendungen von verschiedenen Anbietern, halte ich für gelungen. Obwohl nicht alles aus einem Stall kommt, ist das Erscheinungsbild über die Anwendungen hinweg, überwiegend harmonisch. Man fühlt sich im openDesk zu Hause.

Das Büro im Webbrowser

Ich bin kein Freund davon, dass alles im Web laufen muss. Selbst mit einer starken Internetverbindung laufen webbasierte Anwendungen weniger performant als lokale Installationen. Bei weniger ressourcenhungrigen Applikationen, mag das den Arbeitsfluss kaum stören. Doch bei den klassischen Office-Anwendungen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen) bevorzuge ich lokale Installationen, weil diese deutlich flüssiger laufen als ihre Web-Pendants. Doch das ist kein KO-Kriterium für openDesk. Für viele Anwender:innen mag die Leistung ausreichend sein; ich bin da kein Massstab.

Bezüglich der Installation und Aktualisierung ist Software-as-a-Service (SaaS) im Vorteil gegenüber lokalen Installationen. Nicht ohne Grund stellen viele Organisationen ihre Fachanwendung als SaaS bereit. Die genannten Vorteile überwiegen fast immer gegenüber der schlechteren Performance.

Ich frage mich, was ein guter Mix zwischen webbasierten Anwendungen und lokalen Diensten ist. Das Betriebssystem und den Webbrowser, als Fenster zu SaaS, benötigt man. Doch was ist mit der Dateiverwaltung? Kann man darauf lokal vollständig verzichten und alles in Nextcloud machen? Vermutlich möchte man den Passwort-Manager auch nicht in der Cloud haben. Ich bin mir nicht sicher.

openDesk als Produkt

Ist openDesk überhaupt ein Produkt oder nur eine flache Zugriffsschicht auf das darunterliegende Sammelsurium? Das Identitäts- und Zugriffsmanagement sprechen für ein Produkt, die Webseite mit den Anwendungs-Startern sprechen dagegen. 

Hierzu möchte ich zwei Kommentare aus der Artikelserie zitieren. Tobias schreibt:

Also die Open-Source-Programme Jitsi, Matrix, Nextcloud, Collabora Office, Xwiki und OpenProject kann man sich doch jederzeit selbst einzeln zusammenklicken. Insgesamt erschliesst sich mir bislang überhaupt nicht, was genau der wirkliche openDesk-Anteil an dem Gesamtpaket ist (etwa nur das Übersichts-Menu und dass es eine Single-Sign-On-Lösung gibt?) Und wieso wird zusätzlich zwingend eine gehostete Plattform bzw. spezieller Support dafür benötigt? Ein wenig fragwürdig finde ich auch, dass man sich openDesk nicht einfach irgendwo downloaden kann, was doch auch Teil des Open-Source Gedanken ist, oder irre ich mich? 

Darauf antwortet HelloJoe:

A) Der Code ist auf openCode verfügbar und kann dort heruntergeladen werden.

B) openDesk bietet eine Integrationsschicht, die eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den Apps ermöglicht.

C) Es ist für große Installationen konzipiert, die eine effiziente Verwaltung zahlreicher Benutzer mit SSO und UCS ermöglichen.

D) Betreiber von BSI-zertifizierten Rechenzentren müssen auch im Ernstfall Support leisten, um ihr Zertifikat nicht zu verlieren. 

Als Alternative zum openDesk könnte man sich auch ein professionelles Nextcloud-Hosting klicken. Doch Nextcloud bietet nicht das Beste aus allen offenen Welten, z. B. wenn es um Wiki, OpenProject und die Open-Xchange-Suite geht. Ja, es gibt auch in der Nextcloud entsprechende Funktionalitäten, die durch externe Apps hinzugefügt werden können. Doch diese bieten weniger als die oben erwähnten Besten. Für KMU mag das ausreichend sein. Organisationen mit mehr als 100 Mitarbeitenden benötigen mehr. Daher richtet sich das ZenDiS Angebot ausdrücklich an Verwaltungen mit mehr als 500 Mitarbeitenden.

Kosten

Butter bei die Fische: Was kostet der Spass? Bei dieser Frage geht es nicht um ein Selfhosting von openDesk. Das ist selbstverständlich möglich. Der Code liegt im openCode-Repo der Europäischen Union. Doch kein KMU will openDesk selbst betreiben. Für grössere Organisationen ist das eine Option.

Bereits im ersten Artikel dieser Serie ging es um die Kosten. In einem offenen Brief fordert die Gesellschaft für Informatik e. V. den Bundesminister für Digitales, auf, der Subventionierung von Software durch Microsoft an Universitäten eine eigene Lösung entgegenzusetzen. In diesem Brief werden Subskriptionsgebühren von 45 € pro Jahr pro Student genannt. Hierzu muss man wissen, dass sich das ZenDiS ab dem Jahr 2027 selbst finanzieren muss. Bisher hängt die GmbH an der Subventionsnadel des deutschen Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung (BDSM).

In den FAQ schreibt das ZenDiS:

Wie kann openDesk bezogen werden und wie ist das Preismodell?

openDesk ist in zwei Varianten verfügbar: Die Community Edition steht kostenfrei auf der Plattform openCode.de zum Download bereit und kann eigenverantwortlich betrieben werden; Support erfolgt durch die Community.

Für Organisationen der Öffentlichen Verwaltung bietet die ZenDiS GmbH die openDesk Enterprise Edition an. Diese Edition beinhaltet erweiterte Funktionen, Support und Services, die über den Standardumfang hinausgehen. Sie kann entweder als SaaS-Version genutzt oder im eigenen Rechenzentrum betrieben werden.

Aktuell ist unser SaaS-Angebot an öffentliche Einrichtungen mit mehr als 500 Nutzern gerichtet. Detaillierte Angebote und Preisinformationen erhalten Sie auf Anfrage. Für Bildungseinrichtungen sind Sonderkonditionen geplant; für größere Organisationen gibt es Staffelpreise.

"Erhalten Sie auf Anfrage" ist das Stichwort. Für diesen Artikel habe ich Anfragen an mehrere openDesk-Hoster gestellt:

• Adfinis & stepping stone
• Bedag
• Exigo

Wer im Internet nach "openDesk Hosting" sucht, findet viele Anbieter und noch mehr Schweigen, wenn es um konkrete Angebote geht. Ich führe das darauf zurück, dass sich der openDesk-Hosting-Markt zurzeit belauert. Niemand publiziert konkrete Angebote, weil keine Firma weiss, welche Preise vom Markt akzeptiert werden. Doch das ist nur meine Spekulation; es kann ganz andere Gründe geben.

Doch dann hat mir einer der drei  Anbieter doch geantwortet. Meine Anfrage lautete: "Bitte unterbreiten sie mir ein konkretes Angebot für ein openDesk-Hosting für 30 Mitarbeitende."

Besten Dank für Ihre Anfrage. Zurzeit ist openDesk leider noch nicht mandantenfähig, was bedeutet, dass wir eine Instanz für Sie aufziehen müssen. Die Mandantenfähigkeit sollte jedoch von openDesk, dieses Jahr noch zur Verfügung gestellt werden. Im Normalfall macht dies erst Sinn ab etwa 100-150 User. Die Kosten für solch eine Instanz belaufen sich auf +/- 900 CHF mtl. Falls dies für Sie infrage kommt, kann ich Ihnen gerne eine Offerte zukommen lassen.

Auf eine Mindestanzahl von Usern hat bereits das ZenDiS (siehe oben) hingewiesen. Dafür sehe ich keinen technischen Grund, weil z. B.: NextCloud von 1 bis n skaliert. Vermutlich liegt diese Untergrenze am Grundaufwand für den Betrieb, was ein ökonomischer Grund ist.

Hier ist eine Milchmädchenrechnung:

• 125 User
• Hostingkosten 900 CHF/Monat
• ZenDiS-Lizenzkosten (40 CHF/Student/Jahr sind evtl. 80 CHF/Normaluser/Jahr)
• ergibt knapp 14 CHF/User/Monat, bzw. 166 CHF/User/Jahr (15 EUR, 184 EUR)

Das entspricht ungefähr dem, was ich für mein Webhosting (E-Mail, NextCloud, usw.) bezahle. Daher halte ich diese Rechnung für einigermassen realistisch und kompetitiv. Ich gehe davon aus, dass sich im Laufe des Jahres eine bessere Markttransparenz zeigen wird.

Hier findet die Artikelserie über openDesk ihr Ende. Ich hoffe, sie hat euch gefallen und ich konnte meinen Teil zur Information beitragen.

Titelbild: https://docs.opendesk.eu/ (modifiziert)

Quellen:

https://pak-digs.gi.de/mitteilung/offener-brief-an-den-herrn-bundesminister-fuer-digitales-und-staatsmodernisierung-bmds-digitale-souveraenitaet-an-hochschulen-dringender-handlungsbedarf-fuer-eine-faire-marktsituation-opendesk-vs-microsoft

https://www.zendis.de/

https://bmds.bund.de/